Small Business Accounting PRO: Systemfunktionen

Geld: Einkommen

Geld: Ausgaben

Produkte

Kontakte, Aufgaben, Notizen

Finanzbuchhaltung

Mehrere "Unternehmen" / Währungen

Systemkonfiguration

Auf Cloud-Server hochladen, Daten sichern und wiederherstellen

Verbindung zur Anwendung am PC herstellen

PC & Android: Client Server Konfiguration

Dokumente bearbeiten

E-Mail-basierter AS1 B2B-Business-Messenger

E-Mail-Übertragung



Geld: Einkommen
Erstellen von neuen Wareneingängen, Rechnungen, Schätzungen: Erfassen Sie die Daten, generieren Sie PDF-Dokumente, senden Sie die Daten per E-Mail oder laden Sie sie auf den Server hoch

1 Geben Sie den Kunden an

1.1 Geben Sie den Kundennamen in das Feld Kunden ein. um den Kundennamen in der Kontaktliste zu speichern: Tippen Sie rechts neben dem Textfeld auf das Symbol "Floppy".

1,2 Bestehenden Kundendatensatz auswählen: Tippen Sie rechts neben dem Textfeld auf das Symbol "Lupe" und wählen Sie einen Kontakt aus der Kontaktliste aus. Das Symbol "Lupe" implementiert die Suchfunktion: Wenn das Feld Kunde leer ist, wird die gesamte Kontaktliste angezeigt. Wenn das Feld mindestens einen Buchstaben enthält, werden nur die Kontaktsätze angezeigt, die mit diesem Buchstaben beginnen.

2 Wählen Sie die Dokumentart, den Status und fügen Sie die Bestandsdaten ein

2.1 Dokumenttyp auswählen

2.1.1 "Schätzung": Die Daten einschließlich der Auftragsart können später geändert werden.

2.1.2 "Rechnung": Status angeben (Bedeutung der verschiedenen Status siehe unten "Rechnungsstatus ändern");

2.1.3 "Verkaufsbeleg": Der Status "Bezahlt" wird automatisch vergeben, die gespeicherten Daten können später nicht mehr geändert werden: die zahlungsbezogenen Buchhaltungsdaten wurden aufgezeichnet.


2.2 Bestimmen Sie Inventarpositionen, Services oder Betrag

2.2.1 Tippen Sie auf "Produkt oder Service hinzufügen" -Band: Der Bildschirm für die Auftragszeile wird geöffnet.

Über den Bildschirm können Sie das neue Produkt oder die neue Dienstleistung im System registrieren oder die vorhandene Liste der bereits im System registrierten Produkte oder Dienstleistungen durchsuchen.

2.2.2 Das System bietet zwei Möglichkeiten zur Bestandskostenberechnung: "Standardkosten" und "gewichteter Durchschnitt" (siehe Aufbau des Rechnungswesens).

2.2.2.1 Wenn die Option "Standardkosten" ausgewählt ist, Um das neue Produkt (Service) zu registrieren, geben Sie seinen Namen und Preis in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf das Symbol "Büroklammer" rechts neben dem Textfeld: Das Produkt mit diesem Namen und diesem Preis wird im System erfasst. Sie können die Daten später bearbeiten (insbesondere die Steuer oder die Beschreibung für das Produkt hinzufügen).

2.2.2.2 Wenn die Option "Gewichteter Durchschnitt" ausgewählt ist, Das Symbol "Büroklammer" wird nicht angezeigt. Das neue Produkt wird automatisch registriert, wenn Sie einen "Kostenvoranschlag", eine "Rechnung" oder einen "Kaufbeleg" erstellen. Sie können den erstellten Inventardatensatz bearbeiten und später weitere Informationen hinzufügen.

2.2.3 Vorhandenes Produkt oder Service auswählen: Tippen Sie rechts neben dem Textfeld auf das Symbol "Vergrößerungsglas" und wählen Sie einen Eintrag aus der Liste. Der Preis wird automatisch eingefügt. Die "Lupe" implementiert die Suchfunktion: Wenn das Feld Name leer ist, wird die gesamte Liste der Produkte angezeigt. Wenn das Feld mindestens einen Buchstaben enthält, werden nur die Produktdatensätze angezeigt, die mit diesem Buchstaben beginnen.

2.3 Scannen Sie das Produkt Strichcode: Wenn das Produkt mit diesem Strichcode bereits in der Liste "Produkte & Dienstleistungen" erfasst wurde, wird der entsprechende Produktdatensatz zur Rechnung hinzugefügt. Wenn das Produkt mit diesem Barcode nicht in der Liste aufgezeichnet wurde, fordert das System den Benutzer auf, das neue Produkt aufzuzeichnen und öffnet den entsprechenden Bildschirm. Das Produkt kann später zur Rechnung hinzugefügt werden: entweder durch Auswahl aus der Liste oder durch Scannen des Strichcodes.

2.4 Angabe zusätzlicher Informationen: Fracht & Gebühren, Rabatt, Fälligkeit, Bestellnummer, Bestellprotokoll. Wenn das Memo nicht speziell auf dem Rechnungsbild aufgezeichnet ist, wird das generische Rechnungsmemo verwendet, das im Rechnungseinstellungsbildschirm definiert ist.

3 Steuern festlegen

3.1 Sie können angeben, ob die Steuer im Produktpreis enthalten ist oder zu dem Preis hinzugefügt werden soll, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen auf dem Bildschirm aktivieren.

3.2 Sie können den auf die Rechnung angewendeten Steuertyp auswählen, indem Sie einen Eintrag aus der Liste rechts neben der Checkbox "Steuern inbegriffen oder hinzugefügt" auswählen. Wenn die Rechnung steuerfrei ist, wählen Sie "Keine Steuer". Bei einer einzigen Steuer pro Rechnung können Sie aus der Liste der angegebenen Steuereinträge den entsprechenden Steuereintrag auswählen (siehe unten). Wenn die Inventurpositionen auf der Rechnung unterschiedlich besteuert werden, wählen Sie "Steuer pro Position". In diesem Fall wählt das System automatisch den für jedes Produkt oder eine Dienstleistung festgelegten Steuersatz aus und berechnet dann die Gesamtsteuer für die Rechnung. Diese Steuersätze müssen im Voraus auf den jeweiligen Produktbildschirmen angegeben werden (falls der Steuersatz für das Produkt nicht angegeben wurde, wird die Steuer für dieses Produkt nicht festgelegt).

3.2.1 Um den in Ihrem Land verwendeten Steuerwert anzugeben, gehen Sie zu Systemeinstellungen-> Steuer- und Abrechnungsbildschirm. Tippen Sie oben auf dem Bildschirm auf das Symbol "Stift". Dadurch wird der Eintrag für den neuen Steuersatz geöffnet. Sie können den Steuername und die Rate angeben. Dies wird in den entsprechenden Auswahllisten für den Neuverkauf, den Kauf oder das Produkt / den Service enthalten sein. Sie können den Eintrag angeben, der mehrere Steuern kombiniert. Dies ist der einzige Eintrag mit dem Namen Ihrer Wahl (z. B. MwSt. Und Luxussteuer) und der Satz, der die Summe der Steuersätze für einzelne Steuern (20% = 5% + 15%) ist. Sie können die vorhandenen Steuereinträge löschen (Tippen Sie auf den Eintrag in der Liste und dann auf das Symbol "Papierkorb"), das als Beispiele erstellt wurde.

4 Geben Sie die Notiz (Notiz) auf der Rechnung und den internen Kommentar an

Um einen (internen) Kommentar, der nicht auf der Rechnung angezeigt wird, oder das spezifische Memo, das auf der Rechnung angezeigt werden soll, zu drücken, drücken Sie auf das farbige Band oben auf dem Bildschirm. Die entsprechenden Felder erscheinen (wenn Sie das Band erneut drücken, wird verschwinden).
Sie können die erforderlichen Informationen einfügen. Die Tasten "Floppy" und "Magnifier" funktionieren wie oben beschrieben. Sie können das Symbol "Mikrofon" verwenden, um eine Spracherkennungsfunktion zu verwenden, anstatt Ihre Informationen einzugeben.

5 Eine Rechnung bearbeiten und den Rechnungsstatus ändern

Der Rechnungsstatus kann geändert werden, wenn sein aktueller Status "In Bearbeitung" oder "Geliefert" ist. Dies entspricht im Wesentlichen dem Standardablauf der Verkaufsprozedur. Abhängig vom Status der Rechnung kann der Datensatz anders verarbeitet werden

5.1 Bei Status "In Bearbeitung" können die Daten einschließlich der Auftragsart später geändert werden;

5.2 Im Falle des Status "Geliefert" können die Daten nicht geändert werden. Der Bildschirm für die separate Zahlung kann geöffnet werden, wenn Sie auf dem Bildschirm "Rechnungsdetails" auf das Symbol "$" tippen. Dann können Sie die Rechnung einzahlen (siehe unten).

5.3 Bei Status "Bezahlt" können die Daten nicht geändert werden; die zahlungsbezogenen Abrechnungsdaten wurden erfasst;

5.4 Im Falle des Status "Geliefert" kann der Verkauf storniert und die "Gutschrift" erfasst werden. Die Bestellungszahlung kann bearbeitet werden, indem Sie auf das Symbol "$" auf dem Gutschriftsbildschirm tippen. Dies ist ein vereinfachtes Verfahren, so dass nur Konto und keine Zahlungsdetails ausgewählt werden können. Das gleiche Verfahren kann mit dem Verkaufsbeleg durchgeführt werden;

5.5 Die Rechnung kann in einen Kaufbeleg umgewandelt werden, wobei die Zahlung automatisch erfasst wird.

5.5 Die Rechnung kann auf die neue repliziert werden. Sein Datum ist auf aktuell gesetzt und der Status wird als "In Bearbeitung" angegeben.

6. Rechnungsvorlage und Firmendaten konfigurieren

Die Rechnungsvorlage (für den Ausdruck im PDF-Format) kann über den Bildschirm "Systemeinstellungen-> Rechnungsformat einrichten" festgelegt werden.

6.1 Auf der ersten Registerkarte kann der Benutzer die Seitenlayoutvorlage für die Rechnung und die am oberen Rand der Seite verwendete Textur auswählen. Wenn Sie keine der Texturen in der Liste mögen, können Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Textur verwenden: Wählen Sie die zweite Registerkarte, aktivieren Sie "Benutzerdefinierte Textur verwenden" und tippen Sie auf das Bild, das angezeigt wird. Das System öffnet das Verzeichnis auf der SD-Karte Ihres Android-Geräts. Sie müssen zum entsprechenden Verzeichnis auf Ihrem Android-Gerät navigieren und das gewünschte Bild aus der Liste auswählen. Ein ähnliches Verfahren ist erforderlich, um das Logo auf der Rechnung auszuwählen.

6.2 Auf der zweiten Registerkarte legen Sie fest, welche Informationen Sie in die Rechnung aufnehmen möchten. Dies können optionale Informationen sein, die in Rechnungs- oder Bestellzeilendatensätzen angezeigt werden (z. B. Beschreibung, Steuer oder Inventarposition für einen Schätzwert).

Sie können die Faksimile-Signatur in Rechnung anzeigen. Die Signatur muss auf dem Bildschirm "System Setup-> Document signature" aufgezeichnet werden. Schreiben Sie die Signatur mit einem Stift oder Finger im grauen Band und speichern Sie dann. Bei der Konfiguration wie oben wird die Signatur auf der Rechnung gedruckt.

Sie können sowohl die Versandadresse als auch die Rechnungsadresse auf der Rechnung angeben. In beiden Fällen müssen Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.

6.2.1 Das System ermöglicht es dem Benutzer, zwei Arten der Dokumentbenennung auszuwählen.

6.2.1.1 Die eindeutige Benennung wird empfohlen, wenn die Anwendung mit Dropbox (Google drive) verknüpft ist. In diesem Fall überschreiben die verschiedenen Dokumente einander nicht auf dem Dropbox-Server.

6.2.1.2 Die Alternative (generische Benennung) wird empfohlen, wenn das System nicht mit Dropbox (Google drive) verbunden ist. Sie können die Auswahl treffen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen auf dem Bildschirm aktivieren

6.3 Die dritte Registerkarte von System Setup-> Rechnungsformat-Setup bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Beschriftungen in den gedruckten Dokumenten zu verwenden (z. B. können Sie "Angebot" anstelle von "Schätzung" verwenden usw.) oder die Beschriftungen mit verschiedenen Sprachen angeben.

6.4 Unternehmensdaten setzen

Zum Konfigurieren der Rechnungsvorlage müssen Sie Unternehmensdaten angeben, die auf Ihren Dokumenten (Rechnungen, Schätzungen etc.) sowie auf E-Mails verwendet werden, die Sie an Ihre Kunden senden. Hier geben Sie den Firmennamen, die Postanschrift, die E-Mail-Adresse, die Website usw. sowie die Standardnotizen und Fußzeilen für verschiedene Arten von Dokumenten (Rechnungen, Quittungen, Schätzungen usw.) an. Die Standardnotiz kann durch die benutzerdefinierte Notiz überschrieben werden, wenn sie für die bestimmte Rechnung angegeben wurde. Hier können Sie auch den Link zur Zahlungsseite angeben (z. B. PayPal, wenn Sie einen haben), der, falls angegeben, automatisch in die E-Mail eingeschlossen wird, mit der Sie Rechnungen an Ihre Kunden senden.

7. Dokument für Anzeige, Druck oder E-Mail

Wenn der Rechnungsdatensatz erstellt wird, können Sie ihn bearbeiten (wenn die Rechnung den Status "In Bearbeitung" haben), PDF-Dokument erstellen und anzeigen oder per E-Mail an den Kunden senden oder das PDF- . Wenn Sie das Dokument drucken möchten, können Sie es am einfachsten anzeigen, auf den Dropbox-Server hochladen und dann mit einem lokalen Drucker von Ihrem PC aus drucken.

7.1 Um eine Rechnung zu bearbeiten, drücken Sie auf das Symbol "Stift" oben auf dem Bildschirm

7.2 Tippen Sie auf das Symbol "Notepad" am oberen Bildschirmrand, um eine PDF-Datei zu erzeugen und anzuzeigen. Das PDF-Dokument wird angezeigt. Um ein Dokument zu drucken, wählen Sie "Datei -> Senden" und wählen Sie Bluetooth. Vorausgesetzt, der Drucker verfügt über eine Bluetooth-Schnittstelle, kann die Datei direkt an den Drucker gesendet werden.

7.3 Um die Rechnung per E-Mail an den Kunden zu senden, tippen Sie auf das Symbol "Umschlag" oben auf dem Bildschirm. Die E-Mail-Nachricht mit der Firmensignatur wird generiert. Die pdf-Rechnung wird der E-Mail beigefügt. Falls angegeben, ist der Link zur Zahlungswebseite ebenfalls in der E-Mail enthalten.

8 Laden Sie das Dokument auf den Cloud-Server hoch

Sie können alle Dokumente, die von der Anwendung erstellt wurden, auch auf Ihrem PC speichern. Dies geschieht mit dem Dropbox-Server oder Google Drive.

Verwenden Sie die Funktion, die Sie zum Herstellen einer Verbindung zum Server benötigen. Sie müssen Ihr Konto einrichten, falls Sie noch kein Konto haben, oder Ihre Anmeldedaten angeben und die Verbindung zum Server herstellen.

Der Upload in Dropbox und Google Drive ist ähnlich (außer die Anwendung erstellt und verwendet die Verzeichnisstruktur in Dropbox oder legt Dokumente in einem einzigen Verzeichnis in Google Drive ab). Die Wahl ist ganz für Ihre Bequemlichkeit.

Wenn die Verbindung hergestellt ist, werden alle in Ihrem System generierten PDF-Dokumente (wenn Sie auf das Symbol "Notizbuch" klicken) auf den Dropbox-Server oder Google Drive hochgeladen. Sie können anschließend die Dokumente von Ihrem Webbrowser auf dem PC durchsuchen oder drucken, falls erforderlich.

Wenn Sie nicht alle PDF-Dateien auf den Dropbox-Server hochladen möchten, können Sie im Dropbox-Upload-Bildschirm auf das Symbol "Papierkorb" tippen. Dadurch werden alle zuvor generierten PDF-Dateien gelöscht. Dann können Sie PDF-Dokumente für die gewünschten Datensätze erstellen (indem Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste öffnen (z. B. Rechnung) und dann auf das Symbol "Notizen" tippen. Wenn die Dokumente erstellt wurden, können Sie zu "Upload to Cloud (Dropbox)" Bildschirm und drücken Sie die "Pfeil" -Taste.

Gleiches für Google Drive

In beiden Fällen können Sie die vollständige Sicherung auf dem Server speichern und die Daten bei Bedarf vom Server (Dropbox oder Google Drive) wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter "Hilfe" auf dem entsprechenden Bildschirm.

Hinweis: Wir empfehlen nicht, zu viele Dokumente gleichzeitig hochzuladen, da dies die Android-Speicherlast und die Bandbreite Ihrer Internetverbindung zu stark belastet. Die bessere Option besteht darin, ein oder zwei Dokumente zu erstellen und sie dann sofort hochzuladen. Wiederholen Sie dann die Prozedur, wenn Sie mehr hochladen möchten. Sehen Sie mehr Details unten.

9 Geben Sie Auftragszahlungen (einschließlich Teilzahlungen)

Wenn die Rechnung den Status "Geliefert" hat, bietet das System folgende Optionen:
  • Die Kreditkartenzahlung verarbeiten;
  • Um die Details der Zahlungen (möglicherweise mehrere Teilzahlungen) im System aufzuzeichnen.
9.1 Um eine Zahlung zu erfassen, tippen Sie auf das Symbol "$" auf dem Rechnungsdetails-Bildschirm (das Symbol wird nur angezeigt, wenn die Rechnung den Status "Geliefert" hat). Der Zahlungsbildschirm wird geöffnet, Sie können entweder die tatsächliche Kreditkartenzahlung verarbeiten oder nur die Zahlung erfassen.

Sie können die Art der Zahlung (Scheck, Kreditkarte, PayPal, etc.) sowie die Zahlungsdetails und Kommentare aufzeichnen. Wenn der Gesamtbetrag der Zahlungen den Rechnungsbetrag erreicht, wird der Rechnungsstatus automatisch in "Bezahlt" geändert.

Die Quittung, die an den Kunden gesendet werden kann, enthält die Details aller Teilzahlungen.



9.2 Das System ist mit einer speziellen "SQUARE" -Anwendung verbunden, die zur sofortigen Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen verwendet werden kann. Sie müssen bei "SQUARE" registriert sein, um die Einrichtung nutzen zu können. Weitere Details sind auf ihrer Website.

Wenn die Kreditkartenzahlung von der "SQUARE" -Applikation verarbeitet wird, werden ihre Details ebenso wie oben in unserem System aufgezeichnet.

Geld: Ausgaben
Das Festlegen und Generieren von PDF-Dokumenten für Rechnungszahlungen und Bestellungen ist dem Erfassen von Rechnungen sehr ähnlich. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie automatisch die Kostenkategorie angeben.

Sie können Ihre Kostenkategorien angeben (wie bei den angegebenen Steuersätzen). Einzelheiten finden Sie in den folgenden Details.

"Bestellung" dient der Erfassung von Inventurkäufen (die für spätere Verkäufe verwendet werden).

1 Geben Sie den Lieferanten an

1.1 Geben Sie den Namen des Lieferanten in das Feld Verkäufer ein. Speichern Sie den Namen des Anbieters in der Kontaktliste: Tippen Sie rechts neben dem Textfeld auf das Symbol "Floppy".

1.2 Markieren Sie den vorhandenen Lieferantendatensatz: Tippen Sie auf das Symbol "Lupe" rechts neben dem Textfeld und wählen Sie einen Kontakt aus der Kontaktliste aus. Die Lupe implementiert die Suchfunktion: Wenn das Feld Lieferant leer ist, wird die gesamte Kontaktliste angezeigt. Wenn das Feld mindestens einen Buchstaben enthält, werden nur die Kontaktsätze angezeigt, die mit diesem Buchstaben beginnen.

2 Wählen Sie Dokumentart, Status und Bestandsposition

2.1 Dokumenttyp auswählen

2.1.1 "Rechnungszahlung" oder "Kauf".

2.1.2 "Bestellung": Geben Sie Status an (Bedeutung der verschiedenen Status siehe unten "Bestellstatus ändern")

2.2 Bestimmen Sie Inventarpositionen, Services oder Betrag

Im Falle einer Rechnung Zahlung können Sie nur den Betrag aufzeichnen. Für Bestellungen können Sie Inventarartikel erfassen, die gekauft werden.

2.2.1 Tippen Sie auf "Produkt oder Service hinzufügen" -Band: Der Bildschirm für die Auftragszeile wird geöffnet.

Über den Bildschirm können Sie das neue Produkt oder die neue Dienstleistung im System registrieren oder die vorhandene Liste der bereits im System registrierten Produkte oder Dienstleistungen durchsuchen.

2.2.2 Das System bietet zwei Möglichkeiten zur Bestandskostenberechnung: "Standardkosten" und "gewichteter Durchschnitt" (siehe Aufbau des Rechnungswesens).

2.2.2.1 Wenn die Option "Standardkosten" ausgewählt ist, Um das neue Produkt zu registrieren, geben Sie seinen Namen und Preis in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf das Symbol "Büroklammer" rechts neben dem Textfeld: Das Produkt mit diesem Namen und den Kosten wird im System aufgezeichnet. Sie können das Daten später (insbesondere fügen Sie den Preis, die Steuer oder die Beschreibung für das Produkt hinzu).

2.2.2.2 Wenn die Option "Gewichteter Durchschnitt" ausgewählt ist, Das Symbol "Büroklammer" wird nicht angezeigt. Das neue Produkt wird automatisch registriert, wenn Sie eine "Bestellung" erstellen. Sie können den erstellten Inventardatensatz bearbeiten und später weitere Informationen hinzufügen.

2.2.3 Vorhandenes Produkt oder Service auswählen: Tippen Sie rechts neben dem Textfeld auf das Symbol "Vergrößerungsglas" und wählen Sie einen Eintrag aus der Liste. Der Preis wird automatisch eingefügt. Die "Lupe" implementiert die Suchfunktion: Wenn das Feld Name leer ist, wird die gesamte Liste der Produkte angezeigt. Wenn das Feld mindestens einen Buchstaben enthält, werden nur die Produktdatensätze angezeigt, die mit diesem Buchstaben beginnen.

2.3 Scannen Sie das Produkt Strichcode: Wenn das Produkt mit diesem Strichcode bereits in der Liste "Produkte & Dienstleistungen" erfasst wurde, wird der entsprechende Produktdatensatz der Bestellung hinzugefügt. Wenn das Produkt mit diesem Barcode nicht in der Liste aufgezeichnet wurde, fordert das System den Benutzer auf, das neue Produkt aufzuzeichnen und öffnet den entsprechenden Bildschirm. Das Produkt kann der Bestellung später hinzugefügt werden: entweder durch Auswahl aus der Liste oder durch Scannen des Strichcodes.

2.4 Legen Sie den Kaufbetrag manuell in das Betragsfeld ein (dies ist der vereinfachte Weg, um den Kauf aufzuzeichnen)

3 Steuern festlegen

3.1 Sie können angeben, ob die Steuer in den Produktkosten enthalten ist oder zu den Kosten hinzugefügt werden soll, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen auf dem Bildschirm aktivieren

3.2 Sie können den bestimmten Steuertyp auswählen, der auf die Bestellung angewendet wird, indem Sie den Eintrag aus der Auswahl rechts neben dem Kontrollkästchen "Steuern eingeschlossen oder hinzugefügt" auswählen. Wenn die Bestellung steuerfrei ist, wählen Sie "Keine Steuer". Bei einer einzelnen Steuer pro Bestellung können Sie aus der Liste der angegebenen Steuerdatensätze den entsprechenden Steuereintrag auswählen (siehe unten). Wenn die Produkte in der Bestellung unterschiedlich besteuert werden, wählen Sie den Eintrag "Steuern pro Artikel". In diesem Fall wählt das System automatisch den Steuersatz aus, der für jedes in der Bestellung enthaltene Produkt oder jeden Service angegeben ist. Diese Steuersätze müssen im Voraus auf den jeweiligen Produktbildschirmen angegeben werden (falls der Wert der Steuer nicht angegeben ist, wird die Steuer für das Produkt nicht festgelegt).

3.2.1 Um den in Ihrem Land verwendeten Steuerwert anzugeben, gehen Sie zu "Systemeinstellungen -> Steuer und Bichhaltung". Tippen Sie oben auf dem Bildschirm auf das Symbol "Stift". Dadurch wird der Eintrag für die neue "Steuer" seite geöffnet. Sie können "Steuer" name und -rate (Prozentsatz) angeben. Dies wird in den entsprechenden Auswahllisten für Neuverkäufe, den Kauf oder das Produkt / den Service enthalten sein. Sie können den Eintrag angeben, der mehrere Steuern kombiniert. Dies ist ein einzelner Eintrag mit dem Namen Ihrer Wahl (z. B. MwSt. Und Luxussteuer) und der Satz, der die Summe mehrerer individueller Steuersätze (20% = 5% + 15%) ist. Sie können die vorhandenen Steuereinträge löschen (Tippen Sie auf den Eintrag in der Liste und dann auf das Symbol "Papierkorb"), der als Beispiel für Ihre Bequemlichkeit erstellt wurde.

Sie können die zusätzlichen Informationen in den Datensatz einfügen. Die Tasten "Floppy" und "Magnifier" funktionieren ähnlich wie zuvor. Sie können das Symbol "Mikrofon" verwenden, um eine Spracherkennungsfunktion zu verwenden, anstatt Ihre Informationen einzugeben.

4 Status der Bestellung bearbeiten und ändern

Der Status der Bestellung kann geändert werden, wenn der aktuelle Status "In Bearbeitung" oder "Geliefert" ist. Dies entspricht im Wesentlichen dem Standardworkflow der Bearbeitung des Verkaufsauftrags. Je nach Status der Bestellung kann der Datensatz unterschiedlich verarbeitet werden.

4.1 Bei Status "In Bearbeitung" können die Daten einschließlich der Auftragsart später geändert werden;

4,2 Im Falle des Status "Geliefert" können die Daten nicht geändert werden. Der Bildschirm für die separate Zahlung kann geöffnet werden, wenn Sie auf dem Bildschirm "Bestelldetails" auf das Symbol "$" tippen. Dann können Sie die Zahlung der Bestellung erfassen.

4.3 Bei Status "Bezahlt" können die Daten nicht geändert werden; die zahlungsbezogenen Buchhaltungsdaten wurden aufgezeichnet.





Produkte
Die Liste der Produkte und Dienstleistungen sollte die Produkte oder Dienstleistungen enthalten, die in Rechnungen oder Bestellungen aufgeführt werden können.

Die Elemente in der Liste können manuell eingefügt, als Satz von Datensätzen aus dem PC V-Business Small Business-Abrechnungssystem (siehe unten) hochgeladen oder als Satz von Datensätzen unter Verwendung der CSV-Datei eingefügt werden.

Die Aufzeichnungen enthalten in der Regel Name, Beschreibung, Preis und Steuern (Name und Preis sind obligatorisch) sowie einige zusätzliche Informationen wie "Barcode" und Herstellercode. Der Barcode kann aus dem Barcode-Scanner gelesen werden, der aufgerufen wird, wenn Sie auf das Symbol "Barcode" rechts neben dem entsprechenden Feld tippen.

Das System ermöglicht es dem Benutzer, mehrere Bilder, die sofort zu fotografieren sind, oder vorhandene (vorverarbeitete) Bilder, die aus dem Android-Speicher ausgewählt und an den Datensatz angehängt wurden, an den Datensatz anzuhängen.

Die Informationen über das Inventarelement können auch als PDF-Datei ausgedruckt werden.

Die für das Produkt oder die Dienstleistung angegebene Steuer wird aus der Liste der verfügbaren Steuerdatensätze ausgewählt und in der Rechnung verwendet, wenn für die Bestellung "Steuer pro Artikel" ausgewählt wurde (siehe oben).

3.1 In der Konfiguration mit mehreren Währungen kann der Benutzer den Preis eines Inventargegenstands in mehreren verschiedenen Währungen angeben. Für zwei Inventurdatensätze, die für zwei verschiedene Unternehmen (mit den verschiedenen Währungen) registriert wurden, wird für den Fall, dass die Produktnummern für den Inventargegenstand identisch sind, das System denselben einzelnen Zähler für die physische Menge dieses Inventargegenstands verwenden. Der Benutzer kann eine einzige Liste mit Änderungen des Betrags für das Inventarelement und mehrere Geldbeträge, die mit demselben Inventargegenstand verbunden sind (die in den verschiedenen Währungen angegeben sind) haben.

Dies kann für Export- / Importverkäufe verwendet werden, wenn Bestellungen in einer Währung und Verkäufe in der anderen Währung nominiert werden. Gleichzeitig ist der Inventarbetrag eine einzelne Nummer für den Lagerbestand, der durch Käufe und Verkäufe erhöht oder verringert wird.

3.2 Sicherung und Übertragung von Bestandsdaten zwischen "Unternehmen"

Falls mehrere "Unternehmen" mit unterschiedlichen Währungen registriert sind, kann der Benutzer die für die verschiedenen Unternehmen registrierten Inventurdaten kopieren. Danach können die Daten aktualisiert werden: Die in der Währung angegebenen Preise, die für die zweite "Firma" angegeben wurden, können eingegeben werden.

Hinweis Um die Inventardaten aus den verschiedenen "Unternehmen" zu kopieren, müssen Sie die Option mit CSV-Daten zusammenführen . Die alternative Option ändert nicht die Firmen-ID, so dass die Daten immer noch der alten Firma angehören.



Kontakte, Aufgaben, Ereignisse und Notizen
Das System stellt die grundlegenden CRM-Funktionen bereit, die die Liste der Kontakte enthalten. Die Kontaktdetails können manuell eingefügt, vom Kontaktsubsystem des Android-Telefons hochgeladen, von der V-BuS PC-Anwendung hochgeladen oder als Satz von Datensätzen unter Verwendung der CSV-Datei eingefügt werden.

1. Das System stellt den Standardkalender sowie eine Option zum Aufzeichnen von Ereignissen, Aufgaben und Notizen zur Verfügung, die mit Kontakten verknüpft werden können.

2. Das System bietet eine Option zum Aufzeichnen eines periodischen Ereignisses. In diesem Fall werden vier Ereignisse des angegebenen Typs sofort aufgezeichnet. Dann werden die neuen Ereignisse dieses Typs periodisch mit der angegebenen Häufigkeit hinzugefügt (z. B. wöchentlich, monatlich usw.).

3. Das System bietet außerdem die Möglichkeit, periodische Zahlungen zu erfassen. Dies ist mit periodischen Ereignissen vergleichbar, mit der Ausnahme, dass die Daten im Rechnungswesen geändert werden, wenn die Zahlung aufgezeichnet wird (siehe unten).

4. Das System kann mit dem Kontakt auch alle zugehörigen Anrufdatensätze verknüpfen, die automatisch aus dem Android-Telefonprotokoll kopiert werden.



Finanzbuchhaltung
Das System stellt die grundlegenden Funktionen für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung: Erfasst die Einnahmen und Ausgaben, erfasst alle kauf- und verkaufsbezogenen Informationen in das Hauptbuch, erstellt Finanzberichte. Das Buchhaltungssystem ist in die Subsysteme "Cash" und "Accounting" aufgeteilt.

1 Bargeld: Bankkonten und Ausgaben

Das Subsystem hält Informationen über das Geld bereit, das heißt:

1.1 Die Liste der Bankkonten und Kreditkarten mit allen damit verbundenen Transaktionen. In ähnlicher Weise spezifiziert das System die Listen der Kredite und Einlagen und der Kapitalanlagen.

Das System enthält die Liste der Bankkonten für Demo-Zweck. Sie können entweder die vorhandenen Datensätze verwenden: Legen Sie einfach die richtigen Salden fest oder löschen Sie vorhandene Datensätze und erstellen Sie eine eigene Liste von Bankkonten mit den korrekten Salden.

1.1.1 Bei den Bankkonten werden die Salden automatisch aktualisiert, wenn der Verkauf (Kauf) erfasst wird. Der Benutzer kann auch Einzahlungen, Auszahlungen, Überweisungen, Zinsen (für zinstragende Konten) sowie den ursprünglichen Kontostand aufzeichnen. Der Bildschirm Bankkontendaten zeigt die Gesamtbilanz und monatliche (wöchentliche, tägliche) Änderungen für das Guthaben an.

1.1.2 Für verzinsliche Konten (z. B. Bankkonten, Termineinlagen usw.) kann der Benutzer den Zinssatz angeben und eine Option für "Zinsen automatisch hinzufügen" auswählen. In diesem Fall wird der Zinsbetrag am Ende jedes Monats auf dem Konto hinterlegt. Alternativ kann der Benutzer die auf das Bankkonto eingezahlten Zinsen manuell erfassen.

1.1.3 Das System enthält die Liste der finanziellen Grundverbindlichkeiten wie Darlehen (entliehen) sowie finanzielle Vermögenswerte: "Festgeldanlagen", Darlehen (bereitgestellt); und Kapitalvermögen.

Das System bietet die Möglichkeit, Zinsen für Kredite / Einlagen und Abschreibungen für Kapitalanlagen festzulegen.

1,2 Die Aufwandskategorien (Konten) enthalten die gleichen Informationen (Saldo, monatliche Änderungen und die Liste der Transaktionen).

1.2.1 Aufwandskonten können hierarchisch angeordnet werden, so dass der Benutzer Aufwandskategorie und Unterkategorie angeben kann. Dies ist praktisch, wenn die detaillierten Ausgaben analysiert und gemeldet werden, die zu derselben bestimmten Unterkategorie gehören.

1.2.2 Für Ausgaben kann der Benutzer das Monatsbudget angeben (das auf dem entsprechenden Bericht zusammen mit den monatlichen Ausgaben aufbewahrt und angezeigt wird).

1.2.3 Der Benutzer kann die Rechnungszahlungsbenachrichtigung (Tag in einem Monat) angeben, falls eine Benachrichtigung erforderlich ist, dass die bestimmte Rechnung bezahlt werden muss. In diesem Fall erstellt und fügt das System die entsprechenden Ereignisse etwa einen Monat im Voraus automatisch in den Kalender ein.

1.3 Bargeldumlauf

Das Subsystem enthält auch den Bildschirm mit der Zusammenfassung des Cashflows für eine Woche, einen Monat und das bisherige Jahr.

1.4 Währungsumrechnung

Falls mehrere Währungen angegeben sind, bietet das System die Möglichkeit, Geldtransfers zwischen Konten mit unterschiedlichen Währungen zu erfassen. Diese Währungskonten werden wie für separate "Unternehmen" registriert, mit separaten Buchhaltungsbüchern. Damit die Überweisung als Einzahlung (oder Abhebung) auf die jeweiligen Konten mit der entsprechenden Lastschrift oder Gutschrift des "Owners drawing" -Kontos erfolgt. Die Übertragung wird zu den aktuellen Wechselkursen erfasst, die für die ausgewählten Währungen festgelegt wurden.

Der Wechselkurs wird aus dem Internet aktualisiert. Das System lädt Wechselkurse beim Tippen auf das Symbol "Kreispfeil" im oberen Bereich des Bildschirms "Systemeinstellungen-> Währungskurse" hoch. Die Einträge in der Liste werden von einem Taschenrechner zur schnellen Berechnung von Zahlungen in verschiedenen Währungen geliefert.


2 Hauptbuch

Das Subsystem enthält die Liste der Hauptbuchkonten (alle Konten, die zum Beschreiben des Finanzstatus des Unternehmens benötigt werden) und Standardrechnungsberichte.

Das System enthält die Liste der zuvor aufgezeichneten Konten, von denen einige obligatorisch sind und nicht gelöscht werden können. Sie können ein nicht obligatorisches Konto löschen (sofern es keine Transaktionen hat) oder neue Konten erstellen, dies ist jedoch nicht erforderlich.

2.1 Im Hauptbuchkonto werden Informationen angezeigt, die dem Konto des Bankkontos ähneln (die monatlichen Änderungen des Kontostands und die Liste der Transaktionen).

2.2 Die Berichte enthalten eine grafische und textuelle Darstellung der Daten sowie die Möglichkeit, PDF- und CSV-Dateien zu erstellen. Die Darstellung wird beim Tippen auf das Symbol "A" auf dem Berichtsbildschirm zwischen grafisch und textuell umgeschaltet. Die PDF-Datei wird beim Tippen auf das Symbol "Notizblock" auf dem Berichtsbildschirm erstellt. Die CSV-Datei wird beim Tippen auf "Notizen" im Berichtsbildschirm erzeugt. Bei Bedarf können die Dateien auf den Dropbox-Server oder Google Drive hochgeladen werden.


3 Finanzberichte

Das System enthält die folgende Liste von Berichten

3.1 Budgets und Ausgaben
Für die verschiedenen Ausgabenkategorien werden monatliche Budgets und tatsächliche Ausgaben festgelegt.

3.2 Verkäufe (pro Monat, pro Quartal, pro Kunde, pro Artikel)
Die Listen des Gesamtbetrags für die gelieferten und bezahlten Verkäufe gemäß Kategorie oder Zeitintervall.

3.3 Fällige Forderungen
Der Standardbericht, in dem die Schulden der verschiedenen Kunden für die Zeiträume von mehr als 30, 60 oder 90 Tagen aufgeführt sind.

3.4 Steuer (pro Monat, pro Quartal)
Die Listen der Umsatzsteuerbeträge für ausgelieferte und bezahlte Verkäufe gemäß Zeitintervallen.

3.5 Zahlungen (pro Monat, pro Kunde)
Die Listen der Beträge, die von den Kunden tatsächlich für gelieferte Waren oder Dienstleistungen gezahlt werden, wie durch Verkaufsbelege und bezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen angegeben.

3.6 Kosten (pro Monat, pro Kategorie)
Die Liste der Ausgaben pro Kategorie (und Unterkategorie) mit Gesamtbeträgen und Prozentsätzen, wie durch Rechnungszahlungen und bezahlte Käufe und Bestellungen angegeben.

3.7 Bilanz
Der Standardbericht, der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital der Gesellschaft auflistet.

3.8 Gewinnverlust
Die Standard-Gewinn-Verlust-Rechnung für das Unternehmen für bestimmte Zeiträume.

3.9 Bruttogewinn
Umsatzbetrag abzüglich Umsatzkosten für einen bestimmten Zeitraum.

3.10 Kontenplan
Die Liste aller Hauptbuchkonten mit Salden.

3.11 Geschäftsbuche
Alle Buchhaltungsvorgänge erfassen Beträge und Typen (Soll oder Haben).

3.12 Rohbilanz
Liste der Soll- und Habenbeträge für das angegebene Zeitintervall.

3.13 Bargeldumlauf
Die Standard-Kapitalflussrechnung, in der eingehende und ausgehende Gelder für die angegebene Periode aufgeführt sind.

3.14 Inventar: Zusammenfassung und Gesamtkosten
Die Liste der Vorräte mit physischen Beträgen, Kosten und Summen.


4 Einrichtung & Ende des Geschäftsjahres

4.1 Die Einrichtung des Accounting-Subsystems wird im Einstellungsbereich Systemeinstellung -> Steuern & Buchhaltung -> Buchhaltung durchgeführt. Der Benutzer kann angeben:
  • Datum des Beginns der Geschäftstätigkeit (die für den Bericht über die Vermögenslage erforderlich sein kann).
  • Tag und Monat für den Beginn des Geschäftsjahres.
  • Standard oder vereinfachte Verfahren zur Verarbeitung der Umsatzsteuer im Teilsystem Rechnungswesen.


Wenn das Verfahren: Standard ist ausgewählt:
Die Umsatzsteuer berechnet sich aus der Summe des Preises der verkauften Produkte (Verkaufssumme) und der "Frachtkosten". Falls der Rabatt angeboten wird, wird die Umsatzsteuer basierend auf dem Betrag berechnet, der tatsächlich (nach dem Rabatt) bezahlt wurde, was typisch für "Mengenrabatte" ist. Der Rabatt ist als (negatives) Erträge erfasst.

Wenn das Verfahren: Vereinfacht ist ausgewählt:
Die Umsatzsteuer wird nur auf der Grundlage der Summe der Preise der verkauften Produkte (Verkaufssumme) berechnet. Fracht- und Gebührenbetrag wird nur auf der Rechnung angezeigt, die Verkaufssteuer wird nicht vom Betrag "Fracht und Gebühren" abgezogen. Falls der Rabatt angeboten wird, wird die Umsatzsteuer auf der Basis des Preises der Produkte (vor dem Rabatt) berechnet, der typisch für "Skontoabzüge" ist. Der Rabatt wird als "Kosten des Verkaufs" (Aufwendungen) registriert.

4.2 Der Benutzer kann die Methode für die Inventarkostenberechnung wählen 4.2.1 Die "Standardkosten" -Methode impliziert, dass die Kosten für jeden Lagerartikel ("Produkt") vom Benutzer festgelegt werden.

4.2.2 Die Methode "Gewichteter Durchschnitt" impliziert, dass die Kosten jedes einzelnen Inventargegenstandes durch das System bei der Verarbeitung jeder Bestellung für diesen Inventargegenstand neu berechnet werden. Die Kosten eines Inventargegenstands werden auf der Grundlage des standardmäßigen "gewichteten Durchschnitts" -Verrechnungsverfahrens berechnet: Die Summe des gezahlten Betrags für das aktuelle und das aktuelle Produkt wird durch die Gesamtanzahl der gekauften Artikel für dieses Produkt geteilt.

4.3 Das Ende des Geschäftsjahres Verfahren sind die Standard-Buchführungsverfahren, die durch Drücken der Taste durchgeführt werden Bücher schließen im Einstellungsbereich "Systemeinstellungen -> Steuern & Buchhaltung -> Buchhaltung".

Die Verfahren können nach dem tatsächlichen Ende des Geschäftsjahres durchgeführt werden und umfassen:
  • Verarbeitung von Ertrags- und Aufwandskonten, Bewertung des Gewinns oder Verlusts

    Die Salden der Erträge und Aufwendungen Konten werden auf Null zurückgesetzt, wobei die Summen jedes Kontos auf das Konto "Temporäres Einkommen" übertragen werden. Die Daten aus dem Konto "Temporary Income" werden auf das Konto "Retained Earnings" übertragen oder das Konto "Owners Capital" wird angepasst.


International Financial Reporting Standards

Zusätzlich zu den Standard-Buchhaltungsfunktionen, Das System bietet einige zusätzliche Funktionen, die es im Wesentlichen (in begrenztem Umfang) den International Accounting Reporting Standards für kleine und mittlere Unternehmen (IFRS SME) entsprechen.

Die Besonderheit der IFRS-Verfahren im Vergleich zu allgemein anerkannten Rechnungslegungspraktiken für jedes einzelne Land hängt mit der Analyse der finanziellen Situation des Unternehmens im tatsächlichen Marktumfeld zusammen. Die nach IFRS konforme Funktionalität ist durch folgende Funktionen begrenzt
  • Standard IFRS-Berichte;
  • Automatische Pflege der Liste der Hauptbuchkonten, die für die IFRS-Berichterstattung benötigt werden.

IFRS-Hauptbuchkonten

Die Gruppe der IFRS-Konten kann im Fenster "Unternehmen" durch Auswahl der entsprechenden Liste festgelegt werden, wenn Sie das neue "Unternehmen" erstellen.

Standard IFRS-Berichte

Standard IFRS-Berichte sind wie folgt definiert:

1.1 Gesamtergebnisrechnung
Es hat eine Bedeutung der Gewinnverlustrechnung mit leicht unterschiedlichen Definitionen für Unterkategorien von Einnahmen und Ausgaben;

1,2 Darstellung der Vermögenslage
Die Vermögenswerte und Schulden der Gesellschaft, die auch die kurz- und langfristigen Vermögenswerte und Schulden angibt;

Hinweis: Umlaufvermögen sind diejenigen, die innerhalb des laufenden Jahres verbraucht werden können, typischerweise um kurzfristige Verbindlichkeiten zu bezahlen, die innerhalb des laufenden Jahres fällig werden. Langfristige Vermögenswerte sind solche, die innerhalb des laufenden Jahres nicht verbraucht werden können.

1.3 Bilanz: Vorperiode
Bilanz des vorangegangenen Geschäftsjahres.


Hinweis: Alle IFRS-Funktionen sind optional, dh möglicherweise verwendet oder nicht. Wenn nicht für die formelle Finanzberichterstattung verwendet, sind die bereitgestellten Funktionen durchaus nützlich, um einen Einblick in die finanzielle Situation des Unternehmens zu geben.



Mehrere "Unternehmen" / Währungen
  1. Der Benutzer kann mehrere Firmen (oder Währungen) registrieren. Um dies zu tun, öffnen Sie den Bildschirm "Unternehmen" und fügen Sie die Daten auf eine gewöhnliche Weise ein, indem Sie einen abgekürzten Firmennamen angeben und den Typ des zuvor aufgezeichneten Satzes von Konten und Währung auswählen. Wenn das "Unternehmen" registriert ist, ist es als Standard eingestellt. Die speziellen "Company" -Details, Rechnungseinstellungen usw. können später im Bildschirm "System Setup-> Firmendetails ..." aufgezeichnet werden.

    Hinweis: Die Funktion ist optional und darf nur verwendet werden, wenn der Benutzer mit mehreren Unternehmen oder mehreren Währungen arbeitet. Im Fall einer einzelnen "Firma" (Währung) wird das Merkmal möglicherweise nicht verwendet.

    Hinweis: Das System führt für jedes "Unternehmen" eine getrennte Buchhaltung (Buchhaltung, Berechnungen und Berichtswesen) durch.

    Hinweis: Beim Anlegen eines neuen "Unternehmens" kann der Benutzer einen zuvor aufgezeichneten Satz von Konten auswählen:
    • Die Kurzübersicht kann für einen Auftragnehmer passender sein;
    • Die detaillierte Kostenliste kann für ein Unternehmen passender sein;
    • Die IFRS-kompatible Liste kann verwendet werden, wenn eine IFRS-Berichterstattung erforderlich ist.
    • Das System bietet auch die Liste der zuvor aufgezeichneten Konten für persönliche Ausgaben an.

    Der Benutzer kann die bestimmte Liste auswählen und bei Bedarf weitere Konten löschen oder hinzufügen.

  2. Bei mehreren Währungen bietet das System die Möglichkeit, die Geldtransfers zwischen den Bankkonten mit unterschiedlichen Währungen zu erfassen. Diese Bankkonten sind für separate Unternehmen (mit separaten Buchhaltungsbüchern) registriert. Die Überweisung wird als Anzahlung (oder Abhebung) auf die jeweiligen Bankkonten mit der entsprechenden Lastschrift oder Gutschrift des Eigentümer-Zeichnungskontos aufgezeichnet.

    Der übertragene Betrag wird basierend auf dem aktuellen (aktualisierten) Wechselkurs für die ausgewählten Währungen berechnet.

  3. Der Benutzer kann Preise für ein einzelnes Inventarelement unter Verwendung der verschiedenen Währungen angeben. Dies bietet einen einzigen Zähler für die Menge der Gegenstände und mehrere Geldbeträge, die mit dem Inventargegenstand verbunden sind.

  4. Der Benutzer kann wechseln Sie zwischen den Firmen, indem Sie den bestimmten Datensatz öffnen und als Standard speichern. Buchhaltungs-, Bestands- und Einstellungsdatensätze sind mit dem jeweiligen "Unternehmen" verknüpft.

    Organisatorische Aufzeichnungen: Kontakte, Aufgaben und Notizen sind allen registrierten Firmen gemeinsam.

  5. Das Backup zu Dropbx wird für konsolidierte Daten durchgeführt, die die Daten für alle registrierten Unternehmen enthalten. Die Sicherung zum PC wird für jedes Unternehmen separat durchgeführt.



Systemkonfiguration
Das System ermöglicht es dem Benutzer, Rechnungs- und Firmendaten einzustellen, Steuern anzugeben (siehe oben), häufig verwendete Nachrichten vorab aufzunehmen. Außerdem unterstützt das System einige nützliche Zusatzfunktionen.

Systeminformationen und Lizenznummer wiederherstellen

Falls die Lizenz aus bestimmten Gründen nicht automatisch registriert wird oder wenn Sie bei der erneuten Installation des Systems verloren gehen, können Sie Ihre Lizenznummer aus der Online-Datenbank hochladen.

Rufen Sie den Bildschirm "System Setup-> About" auf und tippen Sie oben auf das Symbol "Key". beantworten Sie die Frage mit "Ja", wenn Sie die Lizenznummer überprüfen möchten. Sofern die Lizenz registriert wurde, wird die Nummer vom Server hochgeladen.

Daten löschen

Um veraltete Daten zu löschen, öffnen Sie den Bildschirm "System Setup-> Backup & Recovery". Tippen Sie auf das Symbol "Daten löschen" und geben Sie das Datum an, so dass der gesamte Datensatz mit den früheren Daten aus dem System gelöscht wird (z. B. Ereignisse, Verkäufe, Buchhaltungstransaktionen usw.)

Der Vollständigkeit halber bietet das System eine Option zur Neuberechnung von Kontensalden (solange Sie Transaktionen löschen, können die Summen geändert werden). Dies ist jedoch eine sehr spezielle Option, die Sie normalerweise nicht verwenden sollten (Sie löschen veraltete Transaktionen und nicht die Transaktionen, die falsch erfasst wurden).

Vollständige Sicherung der Daten in SD-Datei

Der Sicherungsbefehl kopiert alle Daten im System in die temporäre Datei data.csv. Die Wiederherstellungsprozedur fügt die Daten aus der ausgewählten CSV-Datei in die Datenbank ein.

Hinweis: Die Daten im System nach der Sicherung werden aus der Sicherungsdatei repliziert. Wenn Sie Transaktionen nach der Sicherung durchgeführt haben, gehen diese verloren. Um den Verlust von Daten zu vermeiden, können Sie eine zweite Sicherungsdatei mit den aktuellen Daten erstellen und die Daten in diesen zwei Dateien zusammenführen.

Einfügen vorab aufgezeichneter Daten (oder Backups) in das System

1 Erstellen Sie eine CVS-Datei aus der vorhandenen Liste (z. B. Liste der Kontakte), indem Sie auf das Symbol "Notizen" auf dem entsprechenden Bildschirm tippen. Damit erhalten Sie die Vorlagendatei, in die Sie Ihre eigenen Daten einfügen können. Sie können die Datei auf den Dropbox-Server oder auf Google Drive exportieren oder die Datei auf den PC kopieren, wenn das Android-Gerät über den USB-Anschluss mit dem PC verbunden ist. Dann können Sie die Datei auf Ihrem PC bearbeiten. Alternativ können Sie die Datei auf Ihrem Android-Gerät bearbeiten. Die Datei befindet sich in /sdcard/VBuS/Reports/ORDER Verzeichnis. Wenn Sie keine eindeutige Dateibenennung verwenden (siehe oben), lautet der Name der Sicherungsdatei tmpData.csv

2 Bearbeiten Sie die Liste: Fügen Sie Ihre Daten ein. Legen Sie die Datei in das oben angegebene Verzeichnis oder in ein anderes Verzeichnis auf dem Android-Gerät.

Hinweis: Sie dürfen die Anzahl der Spalten oder Beschriftungen in der obersten Zeile nicht ändern. Wenn die Anzahl der Spalten geändert wird, werden die Daten nicht hochgeladen.

3 Tippen Sie auf "Daten aus der Scv-Datei wiederherstellen" und wählen Sie die Datei aus, die Sie gerade bearbeitet haben. Wenn Sie auf die Datei in der Liste klicken, werden die Daten aus der CSV-Datei auf das System hochgeladen. Überprüfen Sie die entsprechende Liste (z. B. KONTAKTE), um zu bestätigen, dass die Daten hochgeladen wurden.


Auf Cloud-Server hochladen, Daten sichern und wiederherstellen


Das System kann Dropbox-Server oder Google Drive zum Hochladen der Dokumente, teilweise und vollständige Sicherung der Daten, sowie für den Austausch der Daten zwischen Android-Geräten.

Dokumente zum Dropbox-Server oder zu Google Drive hochladen

Sie können alle generierten Dokumente sowohl auf Ihrem PC als auch auf dem öffentlichen Server eines Drittanbieters speichern: Dropbox (Google Drive)

Um den Dienst nutzen zu können, müssen Sie eine Verbindung zum Server herstellen (um Ihr Konto zu registrieren, falls Sie noch keinen Account haben) oder um Ihre Kontoanmeldeinformationen zum Herstellen der Verbindung bereitzustellen.

Wenn die Verbindung hergestellt ist, werden alle in Ihrem System generierten PDF- und CSV-Dokumente (wenn Sie auf dem entsprechenden Bildschirm auf die Symbole "Notizblock" oder "Notizen" gedrückt haben) auf den Dropbox-Server hochgeladen (Google Drive). Sie können anschließend die Dokumente aus Ihrem Webbrowser auf dem PC durchsuchen oder drucken.

Wenn Sie nicht alle PDF-Dateien auf den Server hochladen möchten, tippen Sie auf das Symbol "Papierkorb" im oberen Bereich des Bildschirms. Dadurch werden alle zuvor erstellten PDF-Dateien gelöscht. Dann können Sie PDF-Dokumente für die benötigten Datensätze erstellen, indem Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste öffnen (z. B. Rechnung) und dann auf "Notizen" icin tippen. Wenn die Dokumente erstellt wurden, können Sie zum Bildschirm "Upload to Cloud (Dropbox)" gehen und auf das Symbol "Arrow" tippen.

Hinweis: Wir empfehlen nicht, zu viele Dokumente auf einmal hochzuladen, da dies den Android-Speicher und die Bandbreite Ihrer Internetverbindung zu stark belastet. Die bessere Option besteht darin, ein oder zwei Dokumente zu erstellen und sie dann sofort hochzuladen. Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie mehr hochladen möchten.

Die Dokumente werden je nach Art des Dokuments in mehrere Verzeichnisse auf dem Dropbox-Server hochgeladen (z. B. REPORTS, DOCS, NOTES usw.).

Bei Google Drive werden alle Dokumente in das Home-Verzeichnis hochgeladen.

Vollständige Sicherung der Daten

Die Sicherungsprozedur der Daten kopiert alle Daten im System in die temporäre Datei data.csv und lädt sie auf den Server hoch. Die Datei kann anschließend zur Wiederherstellung der Daten im System sowie zum Austausch der Daten zwischen mehreren Android-Geräten verwendet werden. Um die Prozedur durchzuführen, tippen Sie auf die Symbole "Zwei Pfeile". Das System erlaubt dem Benutzer, Folgendes durchzuführen:
  • VOLLER BACKUP ZUR DROPBOX
  • VOLLSTÄNDIGE WIEDERHERSTELLUNG DER DATEN VON DROPBOX SERVER
Hinweis: Da Dropbox ein Server eines Drittanbieters ist und der Datenaustausch als Hintergrundoperation ausgeführt wird, müssen Sie möglicherweise stoppen und das System neu starten (Tippen Sie auf das Symbol "Pfeil nach oben" auf dem Hauptbildschirm, um den Vorgang zu beenden) zwischen mehreren Operationen des Datenaustauschs. Möglicherweise müssen Sie Ihr Android-Gerät sogar neu starten, um die Operation durchzuführen.

VOLLER BACKUP ZUR DROPBOX extrahiert alle Daten aus dem System (außer Einstellungen) und lädt sie auf den Dropbox-Server hoch.

Hinweis: Bei mehreren Android-Geräten sollte dies mit Vorsicht geschehen: Um die wertvollen Daten nicht zu überschreiben.

VOLLSTÄNDIGE WIEDERHERSTELLUNG DER DATEN VON DROPBOX SERVER lädt die Sicherungsdatei vom Dropbox-Server herunter und fügt sie in das System ein. Die Systemdaten werden zurückgesetzt: Die Daten im System nach der Sicherung sind dieselben wie in der Sicherungsdatei. Wenn Sie Transaktionen nach der Sicherung durchgeführt haben, gehen die neuen Transaktionen verloren.

Die Sicherung / Wiederherstellung in Google Drive ist genau dieselbe. Zwei Optionen werden vollständig zur Bequemlichkeit des Benutzers bereitgestellt.



Interaktion mit der PC-Anwendung
Die Android-Anwendung kann unabhängig arbeiten oder mit der PC-Anwendung verbunden sein


Verbindung zu kleiner Geschäftsanwendung am PC

Das System kann verknüpft werden mit V-BUS KLEINE BUSINESS PC-ANWENDUNG In diesem Fall können die Geschäftsdaten zwischen Android- und PC-Anwendungen ausgetauscht werden. Die Übertragung der Daten basiert auf dem standardmäßigen AS1-Protokoll (Austausch von verschlüsselten E-Mail-Nachrichten). Daher muss der Benutzer auf dem Android-Gerät und auf dem PC das gleiche E-Mail-Konto für den Austausch von Nachrichten angeben. Alternativ kann Dropbox für den Datenaustausch verwendet werden. In diesem Fall werden die Daten nicht verschlüsselt, wenn sie zwischen den Geräten übertragen werden.

Das Hochladen der Daten von der Android-Anwendung auf den PC kann entweder sofort oder als Satz von Datensätzen erfolgen, je nachdem, wie die "PC-Verbindung" konfiguriert wurde. Die Daten können auch vom PC auf ein Android-Gerät (oder mehrere Android-Geräte) heruntergeladen werden.

Hinweis: Wenn die Daten zu dem Zeitpunkt aufgezeichnet werden, zu dem sich das Android-Gerät außerhalb der Netzabdeckungszone befindet, werden die Daten unabhängig von der Erstkonfiguration des Systems (nur diese Daten) automatisch für den Bulk-Upload markiert.

Das System bietet die Möglichkeit, Dropbox-, Gmail- oder AOL-Konten zum Austausch der Daten zu verwenden. Der Benutzer kann bei Bedarf das neue spezielle Konto zum Austausch der Daten zwischen Android und PC-Anwendung erstellen.


Die Android-PC-Verbindung wird als eine Folge der folgenden Schritte eingerichtet

Bitte beachten Sie:
  • Die Systeme können nicht mit einem E-Mail-Konto verbunden werden, das mit einer Zweistufen-Autorisierung konfiguriert wurde (wenn Sie zusätzlich zur Passwortidentifikation eine Handynummer für die zusätzliche Identitätsprüfung angegeben haben). Wenn Sie E-Mails für die Verbindung mit Android-PC verwenden möchten, verwenden Sie ein E-Mail-Konto nur mit Passwort-Autorisierung (oder erstellen).
  • Die Reihenfolge der Schritte ist wichtig. Zunächst sollten Sie die PC-Anwendung und dann die Android-Geräteanwendung konfigurieren.

1 Für die PC-Anwendung

1.1 Laden, installieren und spezifizieren Sie Inventar- und Kontodaten auf der PC-Anwendung. Diese Daten werden in die Android-Anwendung hochgeladen. Je nach Konfiguration werden die Daten vom PC entweder zu vorhandenen Daten auf Android hinzugefügt oder die Daten auf Android werden durch die Daten vom PC ersetzt.

Die PC-Anwendung enthält einige Inventurdaten, die Sie löschen müssen: Drücken Sie "Alle Beispieldaten löschen" Taste auf dem Bildschirm "Setup-> Firmendetails" der V-BuS PC-Anwendung.

1,2 E-Mail-Login und Passwort einrichten, die für die Verbindung mit Android verwendet werden sollen (vollständige Google Mail- oder AOL-Adresse, z. B. Ihren Namen@gmail.com und Ihr Passwort) im Bildschirm "Setup -> Kommunikation". Drücken Sie die "Android connect" -Taste. warten Sie, bis der Text auf der Schaltfläche zu "Verbindung zurücksetzen" wechselt.

Wenn sich der Text länger als 1 Minute nicht ändert, überprüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort und versuchen Sie es erneut. Überprüfen Sie, ob ein Gmail-Konto (AOL) erstellt wurde: Der entsprechende Eintrag sollte in der Liste unter "Setup -> E-Mail-Einstellungen" angezeigt werden.

Hinweis: Um sicherzustellen, dass der erste Schritt korrekt durchgeführt wurde, können Sie überprüfen, ob die Nachricht mit dem Betreff "V-BuS-Upload-Setup" in Ihrem Gmail (AOL) Posteingang angezeigt wurde. Der Anhang der Nachricht enthält die Bestands- und Abrechnungsdaten (verschlüsselt), die aus der PC-Anwendung ausgewählt wurden, die in die Android-Anwendung hochgeladen werden soll.

1.3 Die Android-Verbindung über Dropbox wird ähnlich hergestellt.

2 Für Android-Geräteanwendung

1.1 Konfigurieren Sie die Verbindung durch Auswahl des Servers (DROPBOX, GMAIL oder AOL). Anmeldung und Passwort im Dialog "Datenaustausch -> Upload auf V-BuS PC-Buchhaltung -> PC-Verbindung". Diese E-Mail- und Pussword-Datei sollte die gleiche sein, die Sie auf dem PC angegeben haben.

Wählen Sie eine Option aus, um die Daten sofort hochzuladen oder den Bulk-Upload durchzuführen. Beim Bulk-Upload können Sie Informationen filtern und die Daten verwerfen, die Sie nicht auf den PC übertragen möchten.

Wenn Sie eine langsame Internetverbindung haben, aktivieren Sie NICHT das Kontrollkästchen "Bild-Upload", um anzuzeigen, dass nur Textinformationen und keine Bilder auf den PC hochgeladen werden sollen.

Hinweis: Im Allgemeinen lädt das System sowohl Daten als auch Bilder auf den PC hoch. Die Option, nur den Text hochzuladen, ist die empfohlene Wahl für den Fall, dass die Geschwindigkeit der Internetverbindung oder die Geschwindigkeit des Benutzercomputers niedrig ist (das häufige Hochladen von großen Bildern kann das System blockieren).

Wenn die Einstellungen korrekt sind, wird das System im verbundenen Modus gestartet: Alle neuen Verkaufs-, Einkaufs-, Zahlungs-, Inventur-, Kontakt-, Aufgaben- und Notizdatensätze werden auf die V-BuS PC-Anwendung hochgeladen. Die Daten werden entweder bei der Erstellung jedes Datensatzes auf den PC hochgeladen oder auf Wunsch des Benutzers als Satz von Datensätzen. Beim Bulk-Upload können Informationen, die auf Android aufgezeichnet wurden, auf den PC hochgeladen werden, indem Sie auf das Symbol "Datenaustausch-> Hochladen auf V-BuS PC-Buchhaltung-> Upload" klicken. Nur die ausgewählten Daten werden hochgeladen. die redundanten Nachrichten können verworfen (gelöscht) werden.

  • Wenn Sie mehrere Android-Geräte mit dem PC verbinden möchten, müssen Sie das Schritt für jedes Android-Gerät wiederholen.


Backup und Austausch von Daten zwischen Android-Geräten über PC V-Business-Anwendung

Das System kann die PC V-Business-Anwendung zum Hochladen der Daten, zum Teil- und Voll-Backup der Daten sowie zum Austausch der Daten zwischen Android-Geräten (Reset oder Sync) verwenden.

Neue Datensätze in PC V-Business-Anwendung hochladen

Sie können auch alle Android-Daten auf der PC-V-Business-Anwendung hochladen und behalten, sofern die Verbindung zwischen Android-Gerät und PC hergestellt ist.

Daten zwischen Android-Gerät und PC-Anwendung austauschen

Das System ermöglicht dem Benutzer,
  • Neue Daten auf V-Business PC hochladen
  • Volle Wiederherstellung von V-Business PC
  • Zusammenführen der Daten vom V-Business PC


Neue Daten auf V-Business PC hochladen lädt die neu angelegten Daten (z. B. Verkauf, Inventar, Kontakte usw.) in die PC V-Business-Anwendung hoch.

Volle Wiederherstellung von V-Business PC wird alle Daten PC V-Business-Anwendung herunterladen und in das System einfügen. Die PC-Daten werden auf Android repliziert: Die Daten im Android-System nach der Sicherung entsprechen denen in der PC V-Business-Anwendung. Wenn Sie Transaktionen nach der Sicherung durchgeführt haben, gehen die neu erstellten Transaktionen verloren.

Zusammenführen der Daten vom V-Business PC wird alle Daten aus der PC V-Business-Anwendung herunterladen und in das System einfügen. Die PC-Daten werden mit vorhandenen Android-Daten zusammengeführt: Die Daten im Android-System nach der Sicherung enthalten sowohl die Transaktionen, die in der PC-Anwendung erfasst wurden, als auch alle in der Android-Anwendung durchgeführten Transaktionen. Die Kontensalden werden basierend auf der Gesamtliste der Transaktionen (Verkäufe, Käufe usw.) neu berechnet.

Austausch der Daten zwischen Android-Geräten.

1. Wählen Sie Neue Daten auf V-Business PC hochladen Auf dem ersten Android-Gerät werden die auf diesem Gerät erstellten Daten (z. B. Verkäufe, Einkäufe) auf die PC V-Business-Anwendung hochgeladen.

2. Wählen Sie Daten von V-Business PC zusammenführen auf dem zweiten Android-Gerät - werden die Daten auf dem zweiten Gerät mit den Daten vom ersten Gerät zusammengeführt. Die Benutzer können verschiedene Transaktionen auf den verschiedenen Geräten durchführen. Die Daten gehen nicht verloren.

Hinweis: im Falle von Unterschieden in den Daten auf den Geräten der verschiedenen Geräte, Als Ergebnis der "Merge" -Prozedur wird das System Details zu Konten, Inventar und Kontakten aktualisieren. Vertriebs-, Einkaufs- und Transaktionsdaten werden zusätzlich zu den vorhandenen Daten in das System eingefügt. Die Kontosalden werden basierend auf den Transaktionsdaten neu berechnet.

Hinweis: das System die Option zum Zurücksetzen der Daten zur Verfügung gestellt, anstatt mit der Option zusammenzuführen Volle Wiederherstellung von V-Business PC . Die Option kann ausgewählt werden, falls der Benutzer die Daten auf dem PC bearbeiten oder löschen und die verarbeiteten Daten dann auf einem Android-Gerät replizieren möchte.

PC & Android: Client-Server Konfiguration

Der PC und der Satz von Android-Anwendungen können als Client-Server-System konfiguriert und verwendet werden, so dass die Daten zwischen Android-Anwendungen ausgetauscht werden können. Dies geschieht durch Hochladen der Daten auf einen PC durch eine der Android-Anwendungen und dann durch Herunterladen und Zusammenführen mit den Daten der anderen Android-Anwendung.

Das Verfahren wird in zwei Schritten durchgeführt.

1. Schließen Sie Android-Anwendungen wie oben beschrieben an die PC-Anwendung an. PC-Anwendung starten

2. Auf Android-Anwendungen
  • Öffnen Sie den Dialog "Datenaustausch-> Upload auf V-BuS PC-Buchhaltung"
  • Tippen Sie auf das Symbol "Gekreuzte Pfeile" im oberen Band und wählen Sie "Neue Adata auf V-Business PC hochladen" auf Android-Gerät. Wenn die Daten vom ersten Android-Gerät auf die PC-Anwendung hochgeladen werden, tippen Sie auf dem anderen Android-Gerät auf "Daten von V-Business PC zusammenführen".
  • Dies kann wiederholt werden
Die Daten werden zwischen Android-Anwendungen über die PC-Anwendung, die in diesem Fall als Server fungiert, ausgetauscht.



Dokumente bearbeiten

Das System bietet grundlegende Funktionen, um ein PDF-Dokument zu erstellen, zu signieren oder einem vorhandenen PDF-Dokument einen Stempel zu geben.

1. Um ein PDF-Dokument zu erstellen, öffnen Sie eine Notiz, geben Sie den Inhalt ein und tippen Sie auf das "Pad" -Symbol im oberen Bereich. Die PDF mit dem Inhalt der Notiz wird erstellt.

2. Das bestehende PDF-Dokument zu unterschreiben oder zu prägen.

2.1 >Richten Sie die Signatur und den Stempel ein, den Sie in die Dokumente unter "Systemeinrichtung -> Signatur & Stempel des Dokuments" einfügen möchten. Sie müssen ein Muster für eine Unterschrift angeben und die Datei für den Stempel anhängen.

2.2 Wählen Sie die Registerkarte PDF und hängen Sie die PDF-Datei an die vorhandene Notiz an. Tippen Sie auf das Symbol "Stift" oder "Siegel", um dem Dokument eine Signatur oder einen Stempel hinzuzufügen.

E-Mail-basierter AS1 B2B-Business-Messenger

Das System beinhaltete einen E-Mail-basierten Messenger, der speziell markierte E-Mails an das System sendet und automatisch hochlädt. Das System bietet eine Option zum Verschlüsseln der Nachricht, so dass nur der Empfänger sie lesen kann (AS1-Protokoll), welches für B2B-Kommunikation verwendet werden kann.

Um die Funktion zu verwenden, müssen Sie beim Erstellen einer Nachricht den Namen des Empfängers senden. Wenn die Nachricht erstellt wurde, tippen Sie auf "Pfeil" im oberen Bereich und wählen Sie eine Lieferoption.

1. Die Nachricht wird per E-Mail als Transportmechanismus gesendet und erscheint im Postfach Ihres Empfängers, wenn er diese Anwendung nicht verwendet. Wenn der Empfänger diese Anwendung verwendet, wird die Nachricht in die Anwendung heruntergeladen und entschlüsselt, wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht senden.

In diesem Fall benachrichtigt Sie die Anwendung automatisch, wenn die Nachricht empfangen oder gelesen wurde.

2. Dies gilt sowohl für das Versenden von Nachrichten als auch für Bestellungen / Rechnungen. Falls Ihr Geschäftspartner unser System benutzt hat.

2.1 Sie können eine Bestellung oder Rechnung an sein Android-Gerät senden. Wenn Sie eine Bestellung an Ihren Lieferanten (Lieferanten) senden, wird die Bestellung automatisch in die Rechnung im Status "In Bearbeitung" in seinem System umgewandelt.

2.2 Wenn Sie eine Rechnung senden, wird ein Kauf automatisch auf dem System Ihres Kunden registriert.

Sie werden benachrichtigt, sobald die Rechnung oder Bestellung eingegangen oder geöffnet wurde.

E-Mail-Übertragung

Sie können das System für den Massenversand von E-Mails an Ihre Kunden als Broadcast verwenden (wenn Sie beispielsweise Ihre Kunden über den neuen Service oder das neue Produkt informieren möchten).

Öffne den Kontakt und wähle die dritte Registerkarte. Die Liste der Geschäftskontakte (Kunden und Lieferanten) wird angezeigt.

1.1 Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der Kontakte, denen Sie eine E-Mail senden möchten.

1.2 Tippen Sie auf das Symbol "Pfeil" oben, um die Nachricht vorzubereiten und zu senden. Geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail ein, die Sie senden möchten.

1.3 Um eine vorhandene Nachricht auszuwählen, tippen Sie oben auf das Symbol "Ordner". Die Liste der vorhandenen Nachrichten wird angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Nachricht, sie wird an alle ausgewählten Kontakte gesendet.





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