Small Business Accounting PRO: caratteristiche del sistema

Denaro: reddito

Denaro: Spese

Prodotti e servizi

Contatti, attività, note

Contabilità finanziaria

Più "Aziende" / valute

Configurazione del sistema

Carica nel server cloud, backup e recupero dei dati

Connetti all'applicazione sul PC

PC & Android: configurazione del server client

Elaborazione dei documenti

Email aziendale AS1 B2B basata su email

Trasmissione di posta elettronica



Denaro: reddito
Creazione di nuove ricevute di vendita, fatture, stime: registrare i dati, generare documenti PDF, inviare e-mail o caricare i dati sul server

1 Specificare il cliente

1.1 Digitare il nome del cliente nel campo clienti; per salvare il nome del cliente nell'elenco dei contatti: toccare l'icona "Floppy" a destra del campo di testo;

1.2 Seleziona il record cliente esistente: tocca l'icona "Magnifier" a destra del campo di testo e seleziona un contatto dall'elenco dei contatti; L'icona "Magnifier" implementa la funzione di ricerca: se il campo del cliente è vuoto, verrà visualizzata l'intera lista di contatti; se il campo contiene almeno una lettera, verranno visualizzati solo i record di contatti che iniziano con questa lettera.

2 Scegliere il tipo di documento, lo stato e inserire i dati dell'inventario

2.1 Seleziona il tipo di documento

2.1.1 "Stima": i dati, compreso il tipo di ordine, possono essere modificati in seguito;

2.1.2 "Fattura": specificare Stato (per significato di diversi stati, vedere "Modifica dello stato fattura" in basso);

2.1.3 "Receipt di vendita": lo stato "Paid" è assegnato automaticamente, i dati salvati non possono essere modificati in seguito: i dati contabili relativi al pagamento sono stati registrati.


2.2 Specificare elementi di inventario, servizi o importo

2.2.1 Toccare la banda "Aggiungi prodotto o servizio": verrà aperta la schermata della riga ordine.

Utilizzando lo schermo, è possibile registrare nel sistema il nuovo prodotto o servizio, o cercare l'elenco esistente di prodotti o servizi già registrati nel sistema;

2.2.2 Il sistema offre due opzioni per il calcolo del costo di inventario: "Costi standard" e "Media ponderata" (vedere impostazione della contabilità).

2.2.2.1 Se l'opzione "Costi standard" è selezionata, per registrare il nuovo prodotto (servizio), digitarne il nome e il prezzo negli appositi campi e premere sull'icona "Graffetta" a destra del campo di testo: il prodotto con lo stesso nome e prezzo verrà registrato nel sistema, è possibile modificare i dati in un secondo momento (in particolare aggiungere la tassa o la descrizione per il prodotto).

2.2.2.2 Se è selezionata l'opzione "Media ponderata", l'icona "Graffetta" non viene visualizzata. Il nuovo prodotto verrà registrato automaticamente quando creerai un "Preventivo", "Fattura" o "Ricevuta di vendita". È possibile modificare il record di inventario creato e aggiungere ulteriori informazioni in seguito.

2.2.3 Per selezionare il prodotto o il servizio esistenti: tocca l'icona "Magnifier" a destra del campo di testo e seleziona una voce dall'elenco, il prezzo verrà inserito automaticamente. Il "Magnifier" implementa la funzione di ricerca: se il campo Nome è vuoto, verrà visualizzata l'intera lista di prodotti; se il campo contiene almeno una lettera, verranno visualizzati solo i record di prodotto che iniziano con questa lettera.

2.3 Scansione del prodotto Codice a barre: se il prodotto con questo codice a barre è già stato registrato nell'elenco "Prodotti e servizi", verrà aggiunto il record di prodotto appropriato alla fattura; se il prodotto con questo codice a barre non è stato registrato nell'elenco, il sistema chiederà all'utente di registrare il nuovo prodotto e aprire la schermata appropriata. Il prodotto può essere aggiunto alla fattura in seguito: selezionando dall'elenco o scansionando il codice a barre.

2.4 Specificare ulteriori informazioni: merci e spese, sconto, data di scadenza, numero di ordine, memo d'ordine. Se il memo non è appositamente registrato nella schermata fattura, verrà utilizzato il memo generico di fattura definito nella schermata di configurazione fattura.

3 Specificare la tassa

3.1 Puoi specificare se la tassa è inclusa nel prezzo del prodotto o dovrebbe essere aggiunta al prezzo selezionando la casella di controllo appropriata sullo schermo.

3.2 Puoi selezionare il tipo di imposta specifico applicato alla fattura, scegliendo una voce dall'elenco a destra della casella di controllo "Tasse incluse o aggiunte". Se la fattura è esente da imposta, scegliere "Nessuna tassa". In caso di una singola imposta per fattura, è possibile scegliere l'imposta fiscale appropriata dall'elenco dei record fiscali specificati (vedi sotto). Se le voci di inventario sulla fattura vengono tassate in modo diverso, selezionare "Imposta per elemento". In questo caso il sistema selezionerà automaticamente la tassa specificata per ciascun prodotto o servizio e quindi calcolerà l'imposta totale per la fattura. Questi tassi d'imposta devono essere specificati in anticipo sulle singole schermate dei prodotti (se l'aliquota non è stata specificata per il prodotto, l'imposta per questo prodotto non verrà impostata).

3.2.1 Per specificare il valore fiscale utilizzato nel proprio paese, vai su Impostazione del sistema -> Impostazioni fiscali e contabili. Tocca l'icona "penna" nella parte superiore dello schermo, questo apre la voce per il nuovo record fiscale, è possibile specificare il nome e il tasso delle imposte. Questo sarà incluso nelle liste di selezione appropriate per la nuova vendita, acquisto o prodotto / servizio. È possibile specificare la voce che unisce diverse imposte. Questa sarà la voce singola con il nome di tua scelta (ad esempio IVA e imposta di lusso) e il tasso, che è la somma delle aliquote fiscali per le singole tasse incluse (20% = 5% + 15%). È possibile eliminare i record fiscali esistenti (toccare il record nell'elenco e quindi l'icona "Cestino"), che è stato creato come esempio per la tua comodità.

4 Specificare la nota (memo) sulla fattura e sul commento interno

Per registrare un commento (interno), non mostrato sulla fattura, o il promemoria specifico che dovrebbe essere visualizzato sulla fattura, premere sulla banda colorata nella parte superiore dello schermo, appaiono i campi appropriati (se nuovamente premete la banda, i campi scomparirà).
È possibile inserire le informazioni necessarie. I pulsanti "Floppy" e "Magnifier" funzionano come descritto in precedenza. È possibile utilizzare l'icona "Microfono" per utilizzare la funzione di riconoscimento vocale, piuttosto che digitare le informazioni.

5 Procedura una fattura e modifica lo stato della fattura

Lo stato della fattura può essere modificato se il suo stato corrente è "In Progress" o "Delivered". Questo riflette sostanzialmente il flusso di lavoro standard della procedura di vendita. A seconda dello stato della fattura, il record può essere elaborato in modo diverso

5.1 In caso di stato "In Progress" i dati, compreso il tipo di ordine, possono essere modificati in seguito;

5.2 In caso di stato "Consegnato" i dati non possono essere modificati, la schermata Pagamento separato può essere aperta se si tocca l'icona "$" nella schermata dei dettagli delle fatture. Quindi puoi registrare il pagamento della fattura (vedi sotto).

5.3 In caso di stato "Paid" i dati non possono essere modificati; i dati contabili relativi al pagamento sono stati registrati;

5.4 In caso di stato "Consegnato" la vendita può essere annullata e il "memo di credito" registrato. Il pagamento dell'ordine può essere elaborato quando tocca l'icona "$" sulla schermata delle memorie di credito. Questa è una procedura semplificata, in modo che sia possibile selezionare solo Account, non i dettagli di pagamento. La stessa procedura può essere condotta con la ricevuta di vendita;

5.5 La fattura può essere trasformata in ricevuta di vendita con pagamento registrato automaticamente;

5.5 La fattura può essere replicata al nuovo. La sua data è impostata sulla corrente e lo stato è specificato come "In Progress".

6. Configurare il modello di fattura e i dati aziendali

È possibile specificare il modello di fattura (per la stampa pdf) utilizzando la schermata "Impostazione del sistema - Impostazione del formato della fattura".

6.1 La prima scheda consente all'utente di scegliere il modello di layout della pagina per la fattura e la texture utilizzata nella parte superiore della pagina. Se non ti piace nessuna delle texture dell'elenco, puoi utilizzare la tua struttura personalizzata: scegli la seconda scheda, seleziona "Usa texture personalizzata" e tocca l'immagine che verrà visualizzata. Il sistema apre la directory sulla scheda SD del dispositivo Android. È necessario navigare nella directory appropriata nel dispositivo Android e selezionare l'immagine da utilizzare dall'elenco. La procedura analoga è necessaria per selezionare l'immagine del logo sulla fattura.

6.2 La seconda scheda indica quali informazioni si desidera includere in fattura. Ciò può essere informazioni opzionali visualizzate in fattura o in record di linea di ordine (ad esempio descrizione, imposta o immagine di inventario per un preventivo).

Puoi includere la firma facsimile sulla fattura. La firma deve essere registrata sulla schermata "Configurazione del sistema -> Firma documento". Scrivere la firma con uno stilo o un dito nella banda grigia e quindi salvare. Se configurato, come sopra, la firma verrà stampata sulla fattura.

Puoi anche includere l'indirizzo di spedizione e l'indirizzo di fatturazione sulla fattura. In entrambi i casi è necessario controllare la casella di controllo appropriata.

6.2.1 Il sistema consente all'utente di scegliere due tipi di denominazione dei documenti.

6.2.1.1 La denominazione unica è consigliata nel caso in cui l'applicazione sia collegata a Dropbox, in questo caso i diversi documenti non sovrascrivono l'altro sul server Dropbox.

6.2.1.2 L'alternativa (non univoca, denominazione generica) è consigliata quando il sistema non è collegato a Dropbox, in quanto è più economico in termini di utilizzo della memoria sul dispositivo Android. È possibile effettuare la scelta selezionando la casella di controllo appropriata sullo schermo

6.3 La terza scheda dell'impostazione del sistema-> Formato di fatturazione fornisce la possibilità di utilizzare didascalie personalizzate sui documenti stampati (ad esempio si potrebbe voler utilizzare "Quotazione" invece di "Stima" ecc.) Oppure specificare le didascalie utilizzando lingue diverse. Il sistema supporta la generazione di documenti PDF per le lingue europee di base, nonché cinese, giapponese, coreano, arabo e russo.

6.4 Imposta i dati aziendali

Per completare la configurazione del modello di fattura, è necessario specificare i dati aziendali che verranno utilizzati nei documenti (fatture, stime, ecc.) Delle lettere, nonché sulle e-mail che inviate ai tuoi clienti. Qui si specifica il nome della società, l'indirizzo postale, l'email, il sito web, ecc. Nonché memo e piè di pagina standard per diversi tipi di documenti (fatture, ricevute, stime, ecc.). Il memo standard può essere sovrascritto dal memo personalizzato se è stato specificato per la particolare fattura. Qui puoi anche specificare il link alla pagina web di pagamento (ad es. PayPal se ne hai uno) che, se specificato, verrà automaticamente incluso nell'email con il quale invii fatture ai tuoi clienti.

7. Visualizzare, stampare o inviare un documento di posta elettronica

Quando viene creato il record di fattura, è possibile modificarlo (se la stima o la fattura ha lo stato "In Progress"), creare e visualizzare il documento pdf, inviarlo via email al cliente oppure caricare il documento pdf sul server (Dropbox) . Se si desidera stampare il documento, il modo più semplice sarebbe vederlo, caricare sul server Dropbox e quindi stampare dal PC utilizzando la stampante locale.

7.1 Per modificare una fattura, premi l'icona "Pen" nella parte superiore dello schermo

7.2 Per generare e visualizzare un tocco pdf sull'icona "Blocco note" nella parte superiore dello schermo. Verrà visualizzato il documento pdf. Per stampare il documento, selezionare "File-> Invia" e selezionare Bluetooth. Se la stampante dispone di un'interfaccia Bluetooth, il file può essere inviato direttamente alla stampante.

7.3 Per inviare la fattura al cliente, tocca l'icona "Envelope" nella parte superiore dello schermo. Verrà generato il messaggio di posta elettronica con la firma aziendale. La fattura pdf sarà allegata all'email. Se specificato, il collegamento alla pagina web di pagamento è incluso nell'email.

8 Caricare il documento sul server cloud

È possibile tenere tutti i documenti creati dall'applicazione sul proprio PC. Questo è fatto utilizzando il server Dropbox o Google Drive.

Per iniziare a utilizzare la funzionalità è necessario connettersi al server. È necessario stabilire il tuo account, se non ne hai uno, o fornire le credenziali dell'account e stabilire la connessione con il server.

Caricamento in Dropbox e Google Drive sono simili (tranne che l'applicazione crea e utilizza la struttura di directory in Dropbox o mette i documenti in una singola directory su Google Drive). La scelta è interamente per la vostra convenienza.

Quando viene stabilita la connessione tutti i documenti PDF generati nel tuo sistema (quando si registra l'icona "Blocco note") verranno caricati nel server Dropbox o Google Drive. È possibile successivamente sfogliare o stampare i documenti dal tuo browser sul PC, se necessario.

Se non si desidera caricare tutti i file pdf nel server di Dropbox, è possibile toccare l'icona "Trash" sullo schermo "Caricamento di Dropbox", eliminando tutti i file PDF generati prima. Quindi è possibile creare documenti PDF per i record necessari (aprendo il record appropriato nell'elenco (dichiara la fattura) e quindi toccando l'icona "Note". Quando i documenti vengono creati, è possibile passare alla schermata "Carica in cloud (Dropbox)" e premere il pulsante "Freccia".

Lo stesso per Google Drive

In entrambi i casi è possibile salvare il backup completo sul server e ripristinare i dati dal server (Dropbox o Google Drive) quando necessario. Per ulteriori dettagli, vedere "Guida" nella schermata appropriata

Nota: non si consiglia di caricare troppi documenti contemporaneamente, poiché questo mette troppo carico pesante sulla memoria Android e la larghezza di banda della connessione a Internet. L'opzione migliore è quella di creare uno o due documenti e quindi caricarli immediatamente, quindi ripetere la procedura se è necessario caricare di più. Vedere ulteriori dettagli qui sotto.

9 Specificare i pagamenti degli ordini (compresi i pagamenti parziali)

Quando la fattura ha lo stato "Consegnato", il sistema fornisce le opzioni:
  • Per elaborare il pagamento della carta di credito;
  • Per registrare i dettagli dei pagamenti (possono essere diversi pagamenti parziali) nel sistema.
9.1 Per registrare un pagamento, tocca sull'icona "$" sulla schermata dei dettagli delle fatture (l'icona viene visualizzata solo nel caso in cui la fattura ha lo stato "Consegnato"). Viene aperta la schermata di pagamento, Puoi scegliere di elaborare il pagamento effettivo della carta di credito o solo per registrare il pagamento.

Puoi registrare il tipo di pagamento (Verifica, Carta di Credito, PayPal, ecc.) Nonché i dettagli e i commenti sul pagamento. Quando l'importo totale dei pagamenti raggiunge l'importo della fattura, lo stato della fattura viene automaticamente modificato in "Pagato".

La ricevuta, che può essere inviata al cliente, includerà i dettagli di tutti i pagamenti parziali.



9.2 Il sistema è collegato ad un'applicazione specializzata "SQUARE", che può essere utilizzata per l'elaborazione immediata dei pagamenti con carta di credito. Devi essere registrato con "SQUARE" per poter utilizzare la struttura. Maggiori dettagli sono sul loro sito web.

Quando il pagamento della carta di credito viene elaborato mediante l'applicazione "SQUARE", i suoi dettagli vengono registrati anche nel nostro sistema, come sopra.

Denaro: Spese
La specifica e la generazione di documenti PDF per pagamenti di fatture e ordini di acquisto è molto simile alla fatturazione delle fatture, l'unica differenza è che qui si specifica automaticamente la categoria di spesa.

È possibile specificare le categorie di spesa (allo stesso modo in cui sono state specificate le tasse), vedere i dettagli qui di seguito.

"Ordine di acquisto" viene utilizzato per registrare acquisti di inventario (che viene utilizzato per le vendite successive).

1 Specificare il fornitore

1.1 Digitare il nome del fornitore nel campo fornitore; salvare il nome del fornitore nell'elenco dei contatti: toccare l'icona "Floppy" a destra del campo di testo;

1.2 Seleziona il record venditore esistente: tocca l'icona "Magnifier" a destra del campo di testo e seleziona un contatto dall'elenco dei contatti; Il magnifier implementa la funzione di ricerca: se il campo Venditore è vuoto, verrà visualizzata l'intera lista di contatti; se il campo contiene almeno una lettera, verranno visualizzati solo i record di contatti che iniziano con questa lettera.

2 Scegliere il tipo di documento, lo stato e l'elemento di inventario

2.1 Seleziona il tipo di documento

2.1.1 "Pagamento fattura" o "Acquisto".

2.1.2 "Ordine di acquisto": specificare lo stato (per il significato di diversi stati, vedere "Modifica dello stato dell'ordine di acquisto" in basso)

2.2 Specificare elementi di inventario, servizi o importo

In caso di pagamento di un conto può registrare solo l'importo. Per l'ordine di acquisto è possibile registrare gli oggetti di inventario acquistati.

2.2.1 Toccare la banda "Aggiungi prodotto o servizio": verrà aperta la schermata della riga ordine.

Utilizzando lo schermo, è possibile registrare nel sistema il nuovo prodotto o servizio, o cercare l'elenco esistente di prodotti o servizi già registrati nel sistema;

2.2.2 Il sistema offre due opzioni per il calcolo del costo di inventario: "Costi standard" e "Media ponderata" (vedere impostazione della contabilità).

2.2.2.1 Se l'opzione "Costi standard" è selezionata, per registrare il nuovo prodotto, digitarne il nome e il prezzo nei campi appropriati e premere sull'icona "Graffetta" a destra del campo di testo: il prodotto con questo nome e il costo saranno registrati nel sistema, è possibile modificare il dati successivi (in particolare aggiungere il prezzo, la tassa o la descrizione per il prodotto).

2.2.2.2 Se è selezionata l'opzione "Media ponderata", l'icona "Graffetta" non viene visualizzata. Il nuovo prodotto verrà registrato automaticamente quando si crea un "Ordine d'acquisto". È possibile modificare il record di inventario creato e aggiungere ulteriori informazioni in seguito.

2.2.3 Per selezionare il prodotto o il servizio esistenti: tocca l'icona "Magnifier" a destra del campo di testo e seleziona una voce dall'elenco, il prezzo verrà inserito automaticamente. Il "Magnifier" implementa la funzione di ricerca: se il campo Nome è vuoto, verrà visualizzata l'intera lista di prodotti; se il campo contiene almeno una lettera, verranno visualizzati solo i record di prodotto che iniziano con questa lettera.

2.3 Scansione del prodotto Codice a barre: se il prodotto con questo codice a barre è già stato registrato nell'elenco "Prodotti e servizi", il record di prodotto appropriato verrà aggiunto all'Ordine di acquisto; se il prodotto con questo codice a barre non è stato registrato nell'elenco, il sistema chiederà all'utente di registrare il nuovo prodotto e aprire la schermata appropriata. Il prodotto può essere aggiunto successivamente all'ordine di acquisto: mediante la selezione dall'elenco o la scansione del codice a barre.

2.4 Inserisci manualmente l'importo dell'acquisto nel campo dell'ammontare (questo è il modo semplificato per registrare l'acquisto)

3 Specificare la tassa

3.1 Puoi specificare se la tassa è inclusa nel costo del prodotto o dovrebbe essere aggiunta al costo, controllando la casella di controllo appropriata sullo schermo

3.2 Puoi selezionare il tipo di imposta specifico applicato all'Ordine d'Acquisto scegliendo la voce dalla selezione a destra della casella di controllo "Imposta inclusa o aggiunta". Se l'ordine di acquisto è gratuito, scegliere "Nessuna tassa". In caso di una singola imposta per ordine di acquisto, è possibile scegliere l'imposta fiscale appropriata dall'elenco dei record fiscali specificati (vedi sotto). Se i prodotti nell'ordine di acquisto vengono tassati in modo diverso, scegliete la voce "Imposta per voce". In questo caso il sistema selezionerà automaticamente la tassa specificata per ciascun prodotto o servizio incluso nell'ordine di acquisto. Questi tassi d'imposta devono essere specificati in anticipo sulle schermate specifiche del prodotto (se il valore dell'imposta non è specificato, l'imposta sul prodotto non è impostata).

3.2.1 Per specificare il valore fiscale utilizzato nel proprio paese, vai all'installazione del sistema -> Impostazioni fiscali e contabili. Tocca l'icona "penna" nella parte superiore dello schermo, aprirà la voce per il nuovo record fiscale. È possibile specificare il nome fiscale e il tasso (percentuale). Questo sarà incluso nelle liste di selezione appropriate per la nuova vendita, acquisto o prodotto / servizio. È possibile specificare la voce che unisce diverse imposte. Questa sarà una singola voce con il nome di tua scelta (ad esempio IVA e imposta di lusso) e il tasso, che è la somma di più tasse individuali (20% = 5% + 15%). Puoi eliminare i record fiscali esistenti (tocca il record nell'elenco e poi l'icona "Cestino"), che è stato creato come esempio per la tua convenienza.

È possibile inserire le informazioni aggiuntive nel record. I pulsanti "Floppy" e "Magnifier" funzionano allo stesso modo della precedente. È possibile utilizzare l'icona "Microfono" per utilizzare la funzione di riconoscimento vocale, piuttosto che digitare le informazioni.

4 Processare e modificare lo stato dell'Ordine di acquisto

Lo stato dell'ordine di acquisto può essere modificato se il suo stato attuale è "In Progress" o "Delivered". Questo riflette sostanzialmente il flusso di lavoro standard di elaborazione dell'ordine di vendita. A seconda dello stato dell'ordine di acquisto, il record può essere elaborato in modo diverso.

4.1 In caso di stato "In Progress" i dati, compreso il tipo di ordine, possono essere modificati in seguito;

4.2 In caso di stato "Consegnato" i dati non possono essere modificati, la schermata Pagamento separato può essere aperta se si tocca l'icona "$" sulla schermata dei dettagli dell'ordine. Quindi puoi registrare il pagamento dell'Offerta d'Acquisto.

4.3 In caso di stato "Paid" i dati non possono essere modificati; i dati contabili relativi al pagamento sono stati registrati.





prodotti e servizi
L'elenco dei prodotti e dei servizi dovrebbe includere i prodotti oi servizi elencati nelle fatture o negli ordini di acquisto.

Gli elementi dell'elenco possono essere inseriti manualmente, caricati come un insieme di record dal sistema di contabilità commerciale Small Business V-Business (vedi sotto) o inseriti come un insieme di record utilizzando il file csv.

I record includono tipicamente nome, descrizione, prezzo e imposta (nome e prezzo sono obbligatori), nonché alcune informazioni aggiuntive, come "codice a barre" e codice produttore. Il codice a barre può essere letto dal dispositivo di codici a barre, che verrà chiamato, quando si tocca l'icona "Codice a barre" a destra del campo appropriato.

Il sistema consente all'utente di collegare al record diverse immagini, che possono essere eseguite istantaneamente su fotografie o immagini esistenti (pre-elaborate), selezionate dall'archiviazione Android e allegate al record.

Le informazioni sull'articolo dell'inventario possono essere stampate anche come file pdf, incluse le immagini.

L'imposta specificata per il prodotto o il servizio è selezionata dall'elenco dei registri fiscali disponibili e viene utilizzato in fattura quando viene selezionato "Tax per item" per l'ordine di acquisto (vedi sopra).

3.1 Nella configurazione multi-valuta l'utente può specificare il prezzo di un articolo di inventario in diverse valute diverse. Per due registrazioni di inventario registrate per due società diverse (con le diverse valute), nel caso in cui i numeri di prodotto per l'inventario siano gli stessi, il sistema utilizzerà lo stesso contatore singolo per l'importo fisico di questo elemento di inventario. L'utente può disporre di una singola lista con le modifiche dell'importo dell'articolo dell'inventario e di più somme di denaro collegate allo stesso inventario (specificate nelle diverse valute).

Questo può essere utilizzato per le esportazioni / importazioni quando gli ordini di acquisto sono nominati in una valuta, le vendite nell'altra. Allo stesso tempo l'importo dell'inventario è un singolo numero per l'inventario, che viene aumentato o diminuito per acquisti e vendite.

3.2 Dati di inventario di backup e trasferimento tra "Aziende"

Nel caso in cui siano registrate più "Aziende" con valute diverse, l'utente può copiare i dati di inventario registrati per le diverse società. Dopo di che i dati possono essere aggiornati: possono essere inseriti i prezzi indicati nella valuta, specificata per la seconda "Azienda".

Nota Per copiare i dati dell'inventario dalla "Società" diversa, è necessario utilizzare l'opzione unire i dati di csv . L'opzione alternativa non cambia l'id della società, quindi i dati appartengono ancora alla vecchia azienda.



Contatti, attività, eventi e note
Il sistema fornisce le strutture CRM di base, che includono l'elenco dei contatti. I dettagli di contatto possono essere inseriti manualmente, caricati da un sottosistema di contatti del telefono Android, caricati da un'applicazione V-BuS PC o inseriti come un insieme di record utilizzando il file csv.

1. Il sistema fornisce il calendario standard nonché un'opzione per registrare eventi, compiti e note, che possono essere collegati ai contatti.

2. Il sistema fornisce un'opzione per registrare un evento periodico. In questo caso, quattro eventi del tipo specificato verranno registrati istantaneamente. Quindi i nuovi eventi di questo tipo verranno aggiunti periodicamente con la frequenza specificata (ad es. Settimanale, mensile, ecc.).

3. Il sistema offre anche un'opzione per registrare pagamenti periodici. Questo è simile agli eventi periodici, eccetto che i dati in Contabilità verranno modificati, quando il pagamento viene registrato (vedere sotto).

4. Il sistema può anche collegare al contatto tutti i record telefonici relativi, che vengono automaticamente copiati dal registro telefonico Android.



Contabilità finanziaria
Il sistema fornisce le strutture di contabilità finanziaria di base: tiene traccia delle entrate e delle spese, registra tutte le informazioni relative alle vendite e agli acquisti nel libro contabile, crea report finanziari. Il sistema contabile è suddiviso in sottosistemi "Cash" e "Accounting".

1 Contanti: conti bancari e spese

Il sottosistema mantiene le informazioni sul denaro, ovvero:

1.1 L'elenco delle carte bancarie e carte di credito con tutte le transazioni correlate allegate ai conti. Allo stesso modo, il sistema specifica gli elenchi dei prestiti e dei depositi e delle attività del capitale.

Il sistema contiene l'elenco dei conti bancari per scopi demo. È possibile utilizzare i record esistenti: è sufficiente impostare i saldi corretti o eliminare i record esistenti e creare la propria lista di conti bancari con i saldi corretti.

1.1.1 Per i conti bancari, i saldi vengono aggiornati automaticamente, quando la vendita (acquisto) viene registrata. L'utente può anche registrare il deposito, il prelievo, il trasferimento, l'interesse (per il conto di interesse) e aggiornare il saldo iniziale del conto. La schermata Dettagli banca conto visualizza il saldo totale e le modifiche mensili (settimanali, giornaliere) per il saldo.

1.1.2 Per gli account di interesse (ad es. Conti bancari, depositi a termine, ecc.), L'utente può specificare il tasso di interesse e selezionare un'opzione per "aggiungere automaticamente interesse". In questo caso l'importo dell'interesse sarà depositato sul conto alla fine di ogni mese. In alternativa, l'utente può registrare manualmente gli interessi pagati sul conto bancario.

1.1.3 Il sistema contiene l'elenco delle passività finanziarie di base, come i prestiti (prestiti), nonché le attività finanziarie: "Depositi a termine", prestiti (forniti); e attività patrimoniali.

Il sistema prevede la possibilità di specificare gli interessi per i prestiti / Depositi e gli ammortamenti per i beni patrimoniali.

1.2 Le categorie delle spese (account) contengono informazioni simili (saldo, cambiamenti mensili e elenco delle transazioni).

1.2.1 I conti spese possono essere organizzati in modo gerarchico, in modo che l'utente può specificare la categoria e la sottocategoria di spesa. Questo è conveniente quando analizza e segnalerà le spese dettagliate che appartengono alla stessa sottocategoria particolare.

1.2.2 Per le spese l'utente può specificare il budget mensile (che verrà conservato e visualizzato sul rapporto appropriato insieme alle spese mensili).

1.2.3 L'utente può specificare la notifica di pagamento del bollettino (giorno in un mese), nel caso in cui sia necessaria la notifica che il disegno di legge specifico è dovuto essere pagato. In questo caso il sistema creerà automaticamente e inserisce gli eventi appropriati nel calendario, circa un mese in anticipo.

1.3 Flusso di cassa

Il sottosistema comprende anche lo schermo con il riepilogo del flusso di cassa per una settimana, mese e anno fino ad oggi.

1.4 Conversione di valuta

Nel caso in cui siano specificate più valute, il sistema prevede la possibilità di registrare i trasferimenti di denaro tra i conti con diverse valute. Questi conti valutari sono registrati come per "Società" separate, con un insieme separato di libri contabili. Così che il trasferimento è registrato come un deposito (o il ritiro) ai conti particolari con il debito o il credito appropriato del conto "Draw Owners". Il trasferimento è registrato per i tassi di cambio correnti, specificato per le valute selezionate.

Il tasso di cambio viene aggiornato da Internet. Il sistema carica i tassi di cambio di valuta facendo clic sull'icona "freccia circolare" nella parte superiore della schermata "Impostazione del sistema -> Valuta dei tassi di cambio". Le voci nell'elenco sono fornite da una calcolatrice per un rapido calcolo dei pagamenti in diverse valute.


2 Contabilità generale

Il sottosistema contiene l'elenco dei conti del libro contabile generale (tutti gli account necessari per descrivere lo stato finanziario della società) e i rapporti contabili standard.

Il sistema include l'elenco di account pre-registrati, alcuni dei quali sono obbligatori e non possono essere eliminati. Puoi eliminare un account non obbligatorio (a condizione che non disponga di transazioni) o creare nuovi account, tuttavia questo non è necessario.

2.1 L'account della contabilità generale visualizza informazioni simili a conto bancario (variazioni mensili del saldo e l'elenco delle transazioni).

2.2 I rapporti contengono la rappresentazione grafica e testuale dei dati, nonché l'opzione per creare file di dati pdf e csv. La rappresentazione viene commutata tra grafica e testo quando si tocca l'icona "A" nella schermata di report. Il file pdf viene creato quando si tocca l'icona "Notepad" sulla schermata di report. Il file csv viene generato dopo aver toccato la icona "Notes" sulla schermata di report. Se necessario, i file possono essere caricati in server Dropbox o Google Drive.


3 Rapporti finanziari

Il sistema contiene il seguente elenco di report

3.1 Budget e spese

Per le diverse categorie di spese, la relazione specifica i budget mensili e le spese effettive.

3.2 Vendite (al mese, al quarto, per cliente, per elemento)
Gli elenchi dell'importo totale per le vendite e le vendite versate come specificato per categoria o intervallo di tempo.

3.3 Crediti precedenti
Il rapporto standard che elenca gli importi di debito dovuti da diversi clienti per i periodi superiori a 30, 60 o 90 giorni.

3.4 Imposta (al mese, trimestrale)
Gli elenchi delle tasse di imposta sulle vendite per le vendite e le vendite versate specificate per intervalli di tempo.

3.5 Pagamenti (al mese, per cliente)
Le liste degli importi effettivamente pagati dai clienti per beni o servizi consegnati, come specificato dalle ricevute di vendita e dalle fatture pagate o parzialmente pagate.

3.6 Spese (mese, per categoria)
L'elenco delle spese per categoria (e sottocategoria) con importi e percentuali totali, come specificato dai pagamenti di fattura e dagli acquisti e dagli ordini di acquisto.

3.7 Stato patrimoniale
L'elenco standard che riporta le attività, le passività e l'equità della società.

3.8 Perdita di profitto
La dichiarazione di perdita d'imposta standard per l'azienda per periodi specifici.

3.9 Utile lordo
Importo di vendita meno il costo delle vendite per un determinato periodo.

3.10 Schema dei conti
L'elenco di tutti i conti della contabilità generale con i saldi.

3.11 Riviste
Tutti i record di transazione contabile con importi e tipi (Debito o Credito).

3.12 Bilancio di prova
Elenco degli importi di addebito e credito per l'intervallo di tempo specificato.

3.13 Flusso di cassa
Il rendiconto del flusso di cassa standard, che elenca i soldi in entrata e in uscita per specificato il periodo.

3.14 Inventario: Riepilogo e costi totali
L'elenco delle scorte con importi fisici, costi e totali.


4 Impostazione e fine dell'esercizio

4.1 La configurazione del sottosistema Accounting è condotta nell'apposito Impostazione del sistema -> Impostazioni fiscali e contabili -> Contabilità. L'utente può specificare:
  • Data di inizio delle operazioni (che possono essere necessarie per la relazione sul rendiconto finanziario).
  • Giorno e mese per l'inizio dell'esercizio.
  • Procedure standard o semplici per l'elaborazione delle imposte sul reddito nel sottosistema contabile.


Se la procedura: Standard è selezionato:
L'imposta sulle vendite è calcolata in base alla somma dei prezzi dei prodotti venduti (subtotali di vendita) e "merci e spese". Nel caso in cui viene offerto lo sconto, la tassa di vendita viene calcolata in base all'importo effettivamente pagato (dopo lo sconto), tipico degli "sconti di volume". Lo sconto è registrato come un reddito (negativo).

Se la procedura: semplificato è selezionato:
L'imposta sulle vendite è calcolata sulla base della somma dei prezzi dei prodotti venduti (subtotale di vendita) solo. L'importo delle merci e delle spese è appena visualizzato sulla fattura, la tassa di vendita non viene detratta dall'importo "spese e spese". Nel caso in cui viene offerto lo sconto, la tassa di vendita è calcolata in base al prezzo dei prodotti (prima dello sconto), tipico degli "sconti anticipati di pagamento". Lo sconto è registrato come un "costo di vendita" (una spesa).

4.2 L'utente può scegliere il metodo per il calcolo del costo di inventario 4.2.1 Il metodo "Costi standard" implica che il costo sia impostato dall'utente per ogni articolo di magazzino ("prodotto").

4.2.2 Il metodo "Media ponderata" implica che il costo di ciascun particolare articolo di magazzino verrà ricalcolato dal sistema, in seguito all'elaborazione di ciascun ordine di acquisto per questo articolo di magazzino. Il costo di un articolo di magazzino sarà calcolato in base alla procedura di "media ponderata" della contabilità standard: la somma di denaro pagata per il prodotto attualmente e in precedenza è divisa per il numero totale di articoli acquistati per questo prodotto.

4.3 La fine delle procedure per l'esercizio finanziario è la procedura contabile standard, che verrà eseguita premendo il tasto Libri di chiusura sul riquadro di impostazione "Impostazione del sistema -> Tax & Accounting -> Accounting".

Le procedure possono essere eseguite dopo la fine effettiva dell'esercizio e comprendono:
  • Contabilità dei redditi e dei costi di gestione, valutazione dell'utile o della perdita

    I saldi dei Conti di reddito e spese verranno ripristinati a zero con i totali di ciascun conto che vengono trasferiti sul conto "Proventi Temporanei". I dati del conto "Proventi Temporanei" verranno trasferiti nel Conto "Retained Earnings" o il Conto "Capital Owners" sarà adeguato.


Standard internazionali di reporting finanziario

Oltre alle funzioni contabili standard, il sistema fornisce alcune funzionalità aggiuntive che lo rendono fondamentalmente (in ambito limitato) conforme agli standard internazionali di reporting contabile per piccole e medie imprese (IFRS SME).

La caratteristica specifica delle procedure IFRS, rispetto alle prassi contabili generalmente accettate per ciascun paese particolare, è correlata all'analisi della situazione finanziaria della società nell'attuale ambiente di mercato. La funzionalità conforme agli IFRS è limitata dalle seguenti funzionalità
  • Rapporti standard IFRS;
  • Manutenzione automatica dell'elenco dei conti di contabilità generale, necessari per fornire reporting IFRS.

IFRS conti di contabilità generale

L'insieme dei conti IFRS può essere creato nel riquadro "Società" mediante la selezione dell'elenco appropriato, quando crea la nuova "Società".

Rapporti standard IFRS

I rapporti standard IFRS sono definiti come segue:

1.1 Rendiconto finanziario
Ha un significato di dichiarazione di perdita di profitto con definizioni leggermente diverse per sottocategorie di reddito e spese;

1.2 Dichiarazione di condizione finanziaria
Le attività e le passività della Società, che indicano anche le attività e le passività correnti e non correnti;

Nota: Le attività correnti sono quelle che possono essere consumate nell'esercizio corrente, tipicamente per pagare le passività correnti, che dovranno essere pagate entro l'anno in corso. Le attività non correnti sono quelle che non possono essere consumate nell'anno in corso.

1.3 Stato Patrimoniale: Periodo precedente
Stato patrimoniale per l'esercizio finanziario precedente.


Nota: Tutte le funzionalità IFRS sono facoltative, il che significa che possono essere o non essere utilizzate. Sebbene non utilizzati per un reporting finanziario formale, le caratteristiche fornite sono abbastanza utili per dare un'idea della situazione finanziaria della società.



Più "Aziende" / valute
  1. L'utente può registrare più società (o valute). A tale scopo, aprire la schermata "Azienda" e inserire i dati in modo ordinario, fornendo un nome di società abbreviato e selezionando il tipo di set di account e di valuta precedentemente registrati. Quando la "Società" è registrata, viene impostata come predefinita. I particolari dettagli "Company", le impostazioni di fattura, ecc. Possono essere registrati più avanti nella schermata "Impostazione del sistema-> Dettagli aziendali ...".

    Nota: La funzionalità è opzionale e può essere utilizzata solo nel caso in cui l'utente funzioni con più società o con più valute. Nel caso di una singola "società" (valuta), la funzionalità non può essere utilizzata.

    Nota: Il sistema svolge una contabilità separata (libri contabili, calcoli e rapporti) per ogni "azienda".

    Nota: Durante la creazione di una nuova "Azienda", l'utente può scegliere un set di account pre-registrato:
    • L'elenco dei conti concisi può essere più conveniente per un contraente;
    • L'elenco delle spese dettagliate può essere più comodo per un business;
    • L'elenco compatibile con l'IFRS può essere utilizzato nel caso in cui sia necessaria la segnalazione IFRS;
    • Il sistema offre anche l'elenco dei conti pre-registrati per le spese personali.
    L'utente può scegliere l'elenco specifico ed eliminare o aggiungere altri Account in seguito, se necessario.

  2. In caso di più monete, il sistema prevede la possibilità di registrare i trasferimenti di denaro tra i conti bancari con diverse valute. Questi conti bancari sono registrati per società separate (con un insieme separato di libri contabili). Il trasferimento è registrato come deposito (o ritiro) ai singoli conti bancari con il debito o il credito appropriato del Conto di Disegno dei Proprietari.

    L'importo trasferito viene calcolato in base al tasso di cambio attuale (aggiornato) per le valute selezionate.

  3. L'utente può specificare i prezzi per un singolo articolo di inventario, utilizzando le diverse valute. Ciò fornirà un unico contatore per l'importo degli articoli e diversi importi di denaro collegati all'elemento inventario.

  4. L'utente può passare tra le aziende, aprendo il record particolare e salvarlo come default. I record di contabilità, inventario e impostazioni sono collegati alla particolare "Azienda".

    Registrazioni dell'organizzatore: i contatti, i compiti e le note sono comuni a tutte le Aziende registrate.

  5. Il backup a Dropbx viene condotto per i dati consolidati, che comprende i dati per tutte le società registrate. Il backup a PC è condotto separatamente per ciascuna Azienda.



Configurazione del sistema
Il sistema consente all'utente di impostare fatture e dati aziendali, specificare la tassa (vedi sopra), pre-registrare i messaggi frequentemente usati. A parte questo il sistema supporta alcune utili funzioni ausiliarie.

Recupero di informazioni sul sistema e numero di licenza

Nel caso in cui, per alcuni motivi, la licenza non venga registrata automaticamente, oppure si perde quando si reinstalla il sistema, è possibile caricare il numero di licenza dal database online.

Vai alla schermata "Impostazione del sistema-> Informazioni" e tocca l'icona "Chiave" in alto; rispondere "Sì" alla domanda, se vuoi verificare il numero della licenza. Se la licenza è stata registrata, il numero verrà caricato dal server.

Eliminare i dati

Per eliminare i dati obsoleti aprire la schermata "Impostazione del sistema-> Backup e ripristino". Tocca l'icona "Cancellare i dati" e specificare la data in modo che tutti i record con date precedenti verranno eliminati dal sistema (ad esempio gli eventi, le vendite, le operazioni di contabilità ecc.)

Per completezza, il sistema offre un'opzione per ricalcolare i saldi del conto (finché si eliminano le transazioni, i totali possono essere modificati). Ciò tuttavia è un'opzione molto specifica che di solito non dovresti utilizzare (si eliminano transazioni obsolete, piuttosto che le transazioni, che sono state registrate in modo errato).

Backup completo dei dati nel file SD

Il comando di backup copierà tutti i dati nel sistema nel file temporaneo data.csv. La procedura di recupero inserirà i dati dal file CSV scelto nel database.

Nota: I dati nel sistema dopo il backup verranno replicati dal file di backup. Se effettui transazioni dopo il backup, verranno persi. Per evitare la perdita di dati, è possibile creare un secondo file di backup con i dati correnti, quindi unire i dati in questi due file.

Inserimento di dati pre-registrati (o backup) nel sistema

1 Creare un file cvs dall'elenco esistente (ad es. Elenco di contatti) toccando l'icona "Note" nella schermata appropriata. Questo vi darà il file di modello in cui è possibile inserire i propri dati. È possibile esportare il file sul server Dropbox o su Google Drive o copiare il file su PC quando il dispositivo Android è connesso a PC tramite porta USB. Quindi puoi modificare il file sul tuo PC. In alternativa puoi modificare il file sul tuo dispositivo Android. Il file sarà ubicato in / Sdcard / VBus / Reports / ORDER directory. Se non si utilizza un nome di file univoco (vedere sopra) il nome del file di backup è tmpData.csv

2 Modifica l'elenco: inserisci i tuoi dati. Inserisci il file nella directory sopra indicata o in un'altra directory del dispositivo Android.

Nota: Non è necessario modificare il numero di colonne o didascalie nella riga superiore. Se il numero di colonne viene modificato, i dati non verranno caricati.

3 Tocca "Recupera dati da file scv" e seleziona il file appena modificato. Dopo aver premuto il file nell'elenco, i dati del file csv verranno caricati nel sistema. Controllare l'elenco appropriato (ad es. CONTATTI) per confermare che i dati sono stati caricati.


Carica nel server cloud, backup e recupero dei dati


Il sistema può utilizzare il server Dropbox o Google Drive per il caricamento dei documenti, il backup parziale e completo dei dati, così come per lo scambio dei dati tra dispositivi Android.

Carica i documenti sul server Dropbox o su Google Drive

È possibile mantenere tutti i documenti generati sul tuo PC e sul server pubblico di terze parti: Dropbox (Google Drive)

Per iniziare a utilizzare il servizio è necessario connettersi al server (per registrare il tuo account se non ne hai uno) o fornire le credenziali dell'account per stabilire la connessione.

Una volta stabilita la connessione, tutti i documenti PDF e CSV generati nel tuo sistema (quando si preme "Icone di Blocco note" o "Note" nella schermata appropriata) verranno caricate sul server Dropbox (Google Drive). È possibile successivamente sfogliare o stampare i documenti dal tuo browser sul PC.

Se non si desidera caricare tutti i file pdf sul server, è possibile toccare l'icona "Trash" nella parte superiore della schermata, eliminando tutti i file PDF generati prima. Quindi è possibile creare documenti PDF per i record necessari, aprendo il record appropriato nell'elenco (ad es. Fattura) e quindi toccando icin "Notes". Quando i documenti vengono creati, puoi passare alla schermata "Carica in cloud (Dropbox)" e tocca l'icona "Freccia".

Nota: non si consiglia di caricare troppi documenti contemporaneamente, poiché questo mette troppo carico pesante sulla memoria Android e la larghezza di banda della connessione a Internet. L'opzione migliore è quella di creare uno o due documenti e quindi caricarli immediatamente. Ripetere la procedura se è necessario caricare di più.

I documenti verranno caricati in più directory sul server Dropbox (ad es. REPORTS, DOCS, NOTES, ecc.), A seconda del tipo di documento.

Nel caso di Google Drive tutti i documenti vengono caricati nella directory principale.

Backup completo dei dati

La procedura di backup dei dati copierà tutti i dati nel sistema a file temporanei.csv e carica sul server. Il file può essere successivamente utilizzato per recuperare i dati nel sistema nonché per lo scambio dei dati tra diversi dispositivi Android. Per eseguire la procedura, toccare le icone "Due frecce". Il sistema consente all'utente di condurre:
  • FULL BACKUP A DROPBOX
  • RESTITUZIONE COMPLETA DA DROPBOX
Nota: Poiché Dropbox è un server di terze parti e lo scambio di dati è in esecuzione come un'operazione di sfondo, potrebbe essere necessario uscire completamente e riavviare il sistema (toccare l'icona "freccia su" nella schermata principale per uscire) tra l'esecuzione di diverse operazioni di scambio di dati. Può anche essere necessario riavviare il dispositivo Android per eseguire l'operazione.

FULL BACKUP A DROPBOX estrarre tutti i dati dal sistema (eccetto le impostazioni) e caricarla sul server Dropbox.

Nota: in caso di più dispositivi Android, questo dovrebbe essere fatto con attenzione: per non sovrascrivere i dati preziosi.

RESTITUZIONE COMPLETA DA DROPBOX scaricherà il file di backup dal server Dropbox e inserire nel sistema. I dati di sistema verranno resettati: i dati nel sistema dopo il backup saranno identici a quelli del file di backup. Se effettui operazioni dopo il backup, le nuove transazioni saranno perse.

Il backup / ripristino di Google Drive è esattamente lo stesso. Due opzioni sono fornite interamente per la comodità dell'utente.



Interazione con l'applicazione PC
L'applicazione Android può funzionare in modo indipendente o può essere collegata all'applicazione PC


Connessione a SMALL BUSINESS APPLICATION sul PC

Il sistema può essere collegato V-BuS PICCOLA APPLICAZIONE DI BUSINESS PC In questo caso i dati aziendali possono essere scambiati tra applicazioni Android e PC. La trasmissione dei dati si basa sul protocollo AS1 standard (scambio di messaggi di posta elettronica crittografati), quindi l'utente deve specificare lo stesso account di posta elettronica per lo scambio di messaggi (inviare il proprio indirizzo e-mail e password) sia sul dispositivo Android che sul PC. In alternativa, Dropbox può essere utilizzato per lo scambio di dati. In questo caso i dati non vengono crittografati, passati tra i dispositivi.

Il caricamento dei dati dall'applicazione Android al PC può essere condotto in modo istantaneo o come un insieme di record, a seconda del modo in cui è stata configurata la "connessione PC". I dati possono anche essere scaricati dal PC al dispositivo Android (o più dispositivi Android).

Nota: Se i dati vengono registrati all'ora in cui il dispositivo Android si trova all'esterno della zona di copertura di rete, i dati saranno contrassegnati automaticamente per il caricamento collettivo, indipendentemente dalla configurazione iniziale del sistema (solo questi dati).

Il sistema offre la scelta di Dropbox, Gmail o AOL Accounts da utilizzare per lo scambio dei dati. L'utente può creare il nuovo account speciale per lo scambio dei dati tra l'applicazione Android e PC, se necessario.


La connessione PC Android viene stabilita come una sequenza di passi successivi

Notare che:
  • I sistemi non possono essere connessi utilizzando un account di posta elettronica configurato con autorizzazione in due passaggi (se hai fornito un numero di cellulare per ulteriori verifiche di identità in aggiunta all'identificazione della password). Se si desidera utilizzare la posta elettronica per il collegamento di Android-PC, utilizzare (o creare) un account di posta elettronica con autorizzazione password.
  • La sequenza di passi è importante. In primo luogo è necessario configurare l'applicazione PC e quindi l'applicazione per dispositivi Android.

1 Per l'applicazione PC

1.1 Caricare, installare e specificare dati sugli inventari e sui conti sull'applicazione PC. Questi dati saranno caricati in un'applicazione Android. A seconda della configurazione, i dati del PC verranno aggiunti ai dati esistenti su Android o i dati su Android verranno sostituiti dai dati del PC.

L'applicazione PC dispone di alcuni dati di inventario di esempio, che è necessario eliminare: Premere "Elimina tutti i dati di esempio" sul pulsante "Impostazioni-> Dettagli aziendali" dell'applicazione V-BuS PC.

1.2 Impostazione di login e password di posta elettronica, che deve essere utilizzato per connettersi con Android (indirizzo completo gmail o AOL ad esempio yourname@gmail.com e password) nella schermata "Configurazione -> Comunicazioni". Premi il pulsante "Collegamento Android"; attendere che il testo sul pulsante diventa "Reset connection".

Se il testo non cambia per più di 1 minuto, controlla la tua email e password e riprova. Verificare che sia creato un account Gmail (AOL): il record corrispondente dovrebbe essere visualizzato nell'elenco nella schermata "Impostazione -> Impostazione posta elettronica".

Nota: Per assicurarsi che il primo passaggio sia stato eseguito correttamente, puoi verificare che il messaggio con l'argomento "V-BuS-Upload setup" sia apparso nella Posta in arrivo di Gmail (AOL). L'allegato del messaggio contiene i dati di inventario e contabilità (crittografati) selezionati dall'applicazione PC da caricare nell'applicazione Android.

1.3 La connessione Android via Dropbox è stabilita in modo simile.

2 Per l'applicazione dispositivo Android

1.1 Configurare la connessione selezionando il server (DROPBOX, GMAIL o AOL). Invia login e password nella schermata "Scambio dati -> Carica in V-BuS PC accounting -> Connessione PC". Questa e-mail e pussword devono essere le stesse di quelle specificate nel PC.

Seleziona un'opzione per caricare i dati istantaneamente o per condurre il caricamento collettivo. Nel caso di caricamento collettivo è possibile filtrare informazioni e eliminare i dati che non si desidera trasferire sul PC.

Se si dispone di una connessione internet lenta NON si seleziona la casella "Upload Image", per indicare che solo le informazioni testuali, non le immagini devono essere caricate sul PC.

Nota: Generalmente il sistema carica su PC sia dati che immagini. L'opzione per caricare il testo solo è la scelta consigliata nel caso in cui la velocità della connessione a Internet o la velocità del computer dell'utente siano basse (caricamento frequente di immagini grandi può bloccare il sistema).

A condizione che le impostazioni siano corrette, il sistema inizia a funzionare in modalità collegata: tutte le nuove vendite, gli acquisti, i pagamenti, gli inventari, i contatti, i compiti e le note vengono caricati in V-BuS PC. I dati verranno caricati sul PC, istantaneamente, ogni volta che viene creato ogni record o come un insieme di record sulla richiesta dell'utente. Nel caso di caricamento collettivo, le informazioni registrate su Android possono essere caricate su PC premendo l'icona "freccia" sulla schermata dati "Scambio dati-> Carica TO V-BuS PC-> Carica". Verranno caricati solo i dati selezionati; i messaggi ridondanti possono essere scartati (cancellati).

  • Se si desidera connettere a diversi dispositivi Android di PC, è necessario ripetere entrambi due passaggi per PC e ogni dispositivo Android.


Backup e scambio di dati tra i dispositivi Android tramite l'applicazione PC V-Business

Il sistema può utilizzare l'applicazione PC V-Business per il caricamento dei dati, il backup parziale e completo dei dati, nonché per lo scambio dei dati tra dispositivi Android (reset o sincronizzazione).

Caricare nuovi record nell'applicazione PC V-Business

È possibile caricare e conservare tutti i dati di Android sull'applicazione V-Business PC, a condizione che sia stabilita la connessione tra i dispositivi Android e il PC.

Scambia i dati tra dispositivo Android e applicazione PC

Il sistema consente all'utente di condurre
  • Caricare nuovi dati su V-Business PC
  • Ripristino completo da V-Business PC
  • Unire i dati da V-Business PC


Caricare nuovi dati su V-Business PC caricherà i dati appena creati (ad es. vendite, inventario, contatti, ecc.) all'applicazione PC V-Business.

Ripristino completo da V-Business PC verranno scaricati tutte le applicazioni PC V-Business e inserendo nel sistema. I dati del PC verranno replicati in Android: i dati nel sistema Android dopo il backup saranno gli stessi registrati nell'applicazione PC V-Business. Se effettui operazioni dopo il backup, le transazioni appena create verranno perse.

Unire i dati da V-Business PC scaricherà tutti i dati dall'applicazione PC V-Business e inserirlo nel sistema. I dati PC verranno raggruppati con i dati Android esistenti: i dati nel sistema Android dopo il backup contengono sia le transazioni registrate nell'applicazione PC insieme a tutte le transazioni condotte nell'applicazione Android. I saldi dei conti saranno ricalcolati in base all'elenco totale delle transazioni (vendite, acquisti, ecc.).

Scambio dei dati tra i dispositivi Android.

1. Selezionare Caricare nuovi dati su V-Business PC sul primo dispositivo Android - i dati creati su questo dispositivo (ad es. vendite, acquisti) verranno caricati in applicazioni PC V-Business.

2. Selezionare Unire i dati da V-Business PC sul secondo dispositivo Android - i dati sul secondo dispositivo verranno fusi con i dati del primo dispositivo. Gli utenti possono eseguire transazioni differenti sui diversi dispositivi. I dati non verranno persi.

Nota: in caso di differenze nei dati sui diversi dispositivi dispositivi, a seguito della procedura di "fusione", il sistema aggiorna i dettagli degli account, degli inventari e dei contatti; i dati di vendita, acquisti e transazioni saranno inseriti nel sistema in aggiunta ai dati esistenti. I saldi del conto saranno ricalcolati in base ai dati delle transazioni.

Nota: il sistema ha fornito l'opzione di ripristinare i dati, piuttosto che unirsi utilizzando l'opzione Ripristino completo da V-Business PC . L'opzione può essere selezionata nel caso in cui l'utente desideri modificare o eliminare i dati sul PC e quindi replicare i dati elaborati sul dispositivo Android.

PC & Android: configurazione client-server

Il PC e l'insieme delle applicazioni Android possono essere configurati e utilizzati come sistema client-server, in modo che i dati possano essere scambiati tra applicazioni Android. Ciò avviene caricando i dati sul PC da una delle applicazioni Android, quindi scaricandoli e fondendo con i dati sull'altra applicazione Android.

La procedura è condotta in due fasi.

1. Collegare le applicazioni Android all'applicazione PC, come descritto in precedenza. Avviare l'applicazione PC

2. Nelle applicazioni Android
  • Apri la finestra "Scambio dati-> Carica in V-BuS PC accounting"
  • Tocca l'icona "frecce incrociate" nella parte superiore della barra e seleziona "Carica dati nuovi a V-Business PC" sul dispositivo Android. Quando i dati del primo dispositivo Android vengono caricati in un'applicazione PC, tocca "Incolla i dati dal V-Business PC" sull'altro dispositivo Android.
  • Questo può essere ripetuto
I dati vengono scambiati tra applicazioni Android che utilizzano l'applicazione PC, che in questo caso agisce come server.



Elaborazione dei documenti

Il sistema fornisce servizi di base per preparare un documento pdf, firmare o mettere un timbro su un documento pdf esistente.

1. Per preparare un documento pdf apri una nota, digita il contenuto, quindi tocca l'icona "Pad" sulla banda superiore. Verrà creato il pdf con i contenuti della nota.

2. Per firmare o mettere un timbro sul documento pdf esistente.

2.1 >Imposta la firma e il timbro, che vuoi mettere nei documenti in "Impostazioni di sistema-> Firma e timbro del documento". Dovrai fornire un campione per una firma e allegare il file per il timbro.

2.2 Selezionare la scheda PDF e allegare il pdf alla nota esistente, analogamente, allegare le immagini. Toccare l'icona "Penna" o "Foca" per inserire una firma o un timbro nel documento.

Email aziendale AS1 B2B basata su email

Il sistema includeva messenger basato su e-mail, che invia e carica automaticamente nel sistema email appositamente contrassegnate. Il sistema fornisce un'opzione per crittografare il messaggio, in modo che solo il destinatario possa leggerlo (protocollo AS1), che può essere utilizzato per la comunicazione B2B.

Per utilizzare la funzione è necessario inviare il nome del destinatario, quando si crea un messaggio. Quando il messaggio viene creato, tocca "Freccia" nella banda superiore e seleziona un'opzione di consegna.

1. Il messaggio verrà inviato tramite e-mail come meccanismo di trasporto e verrà visualizzato nella casella di posta del destinatario, se non utilizza questa applicazione. Se il destinatario utilizza questa applicazione, il messaggio verrà scaricato nell'applicazione e decifrato, se si è scelto di inviare un messaggio crittografato.

In questo caso, l'applicazione ti avviserà automaticamente quando il messaggio è stato ricevuto o letto.

2. Questo vale sia per l'invio di messaggi e ordini di acquisto / fatture. Nel caso in cui il tuo partner commerciale abbia utilizzato il nostro sistema.

2.1 È possibile inviare un ordine d'acquisto o una fattura al proprio dispositivo Android. Se si invia un ordine di acquisto al proprio fornitore (fornitore), l'ordine di acquisto verrà automaticamente convertito in fattura nello stato "In corso" del proprio sistema.

2.2 Allo stesso modo, se si invia una fattura, un acquisto verrà automaticamente registrato sul sistema del cliente.

Riceverai una notifica quando la fattura o l'ordine di acquisto sono stati ricevuti o aperti.

Trasmissione di posta elettronica

È possibile utilizzare il sistema per l'invio di e-mail ai propri clienti in blocco (ad esempio, se si desidera informare i clienti del nuovo servizio o prodotto)

Aprire il contatto e selezionare la terza scheda. Apparirà l'elenco dei contatti commerciali (clienti e fornitori).

1.1 Seleziona le caselle accanto ai nomi dei contatti a cui vuoi inviare un'email.

1.2 Per preparare e inviare il messaggio, toccare l'icona "Freccia" in alto. Digita l'oggetto e il testo dell'email che vuoi inviare.

1.3 Per selezionare un messaggio esistente, toccare l'icona "Cartella" in alto. Apparirà la lista dei messaggi esistenti. Seleziona il messaggio che desideri, verrà inviato a tutti i contatti selezionati.





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